Pismo urzędowe
Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu.
Prawidłowe sporządzenie takiego pisma ma duże znaczenie dla tempa i sposobu jej załatwienia, dlatego ważne jest, aby miało ono wszystkie istotne cechy. Na szczęście, w przypadku wielu urzędów oraz instytucji istnieje możliwość skorzystania z gotowego wzoru, który obejmuje dane pismo urzędowe. Przykład z rubrykami do wypełnienia ułatwia prawidłowe przygotowanie dokumentu.
Jakie cechy wyróżniają pismo urzędowe?
Celem, w jakim przygotowuje się pismo urzędowe, jest chęć załatwienia konkretnej sprawy. Ponieważ leży to głównie w interesie petenta, powinien on zwrócić szczególną uwagę na formę i sposób opisania problemu. List tego typu ma zastąpić osobistą wizytę w urzędzie, która zawsze pozwala na dodatkowe konsultacje, dlatego powinien być sporządzony tak, aby pozostawiał jak najmniej miejsca na dodatkowe pytania, a najlepiej w ogóle nie budził wątpliwości ze strony urzędnika. Pismo urzędowe powinny charakteryzować:
- zwroty grzecznościowe i neutralny styl,
- prosty język, bez kwiecistych wypowiedzi i zbędnie rozbudowanych zdań,
- zwięzłe opisanie problemu w zakresie, który pozwoli urzędnikowi podjąć działania,
- neutralność wypowiedzi, bez akcentowania emocji,
- stosowanie bezosobowych form czasownika lub strony biernej,
- poprawność stylistyczna i ortograficzna,
- estetyka optyczna – spójne formatowanie, prosta czcionka, podział tekstu na akapity, marginesy itp.
Elementy dodatkowe w piśmie urzędowym
Poprawnie sporządzone pismo urzędowe powinno zawierać odpowiednie nagłówki, dane adresata i nadawcy, datę i miejsce przygotowania oraz zwroty grzecznościowe i podpis. Ważne jest, aby wszystkie te elementy znalazły się we właściwych miejscach. Dane nadawcy umieszcza się w lewym górnym rogu. Miejsce na dane adresata jest nieco niżej, po prawej stronie.
Pismo urzędowe może też zawierać załączniki, których listę wyszczególnia się pod podpisem. Niezbędnymi elementami mogą też być znaki powoławcze – sygnatura sądowa, numer sprawy itp. oraz rozdzielniki.
Pismo urzędowe – warto czerpać przykład ze wzorów
Petentowi, ale również urzędnikowi zależy na tym, aby pismo urzędowe, na przykład wniosek, zostało jak najszybciej rozpatrzone, a sprawa zakończyła się pomyślnie. Wiele w tej kwestii zależy od tego, w jaki sposób zostanie sporządzone konkretne pismo urzędowe. Zdarza się, że takie pismo zawiera błędy merytoryczne i urząd zwraca się wówczas do petenta o jego ponowne przygotowanie. W jaki sposób uniknąć tego problemu i przygotować doskonałe pismo urzędowe? Przykład można zazwyczaj znaleźć na stronie internetowej danej instytucji albo skorzystać z wzorów dostępnych na miejscu. Bardzo ułatwia to poprowadzenie sprawy, ponieważ urzędnik może najszybciej, jak to możliwe zapoznać się z sytuacją i wydać decyzję. Wypełnianie gotowych rubryk znajdujących się w przykładowych pismach urzędowych ogranicza ryzyko, że w dokumencie, przygotowanym przez petenta, zabraknie odpowiednich danych.
Co zrobić w przypadku, gdy dana instytucja nie posiada na swojej stronie gotowych wzorów, a petent musi na przykład ze względu na nietypową sprawę, samodzielnie przygotować dany wniosek? Przykład może być dostępny w internecie, ale ważne, aby nie korzystać z pierwszego znalezionego wzoru. Informacje znajdowane w sieci nie zawsze są wiarygodne i poprawne. Wartościowe przykłady pism urzędowych są najczęściej dostępne na stronie kancelarii prawniczych, jak również budzących zaufanie portali, zajmujących się tematyką prawną. Warto poszukać przykładów pism urzędowych, które zostały dodatkowo opisane także w formie komentarzy, aby w 100% rozumieć, w jaki sposób pismo powinno zostać sporządzone.
Nie dysponując żadnym przykładem pisma urzędowego można też poprosić o pomoc jednego z urzędników, który prawdopodobnie będzie zajmował się tą sprawą. Pismo urzędowe można wówczas sporządzić na miejscu albo skonsultować się z urzędnikiem telefonicznie. Na szczęście, wbrew pozorom, w wielu urzędach nie stanowi to problemu.
Prawidłowo sporządzone pismo urzędowe przyspiesza uzyskanie pozytywnej decyzji. Dlatego przed jego złożeniem zdecydowanie warto zasięgnąć fachowej wiedzy. W ten sposób można uniknąć ryzyka i konieczności ponownego składania danego pisma urzędowego lub uzupełniania go o niezbędne załączniki.