Pismo wychodzące

Pismo wychodzące jest jednym z dwóch elementów składających się na wymianę korespondencji w danej jednostce – firmie, organizacji, instytucji itp. W przeciwieństwie do pism przychodzących jest listem lub dokumentem, który opuszcza jednostkę w celu przekazania go do innej placówki, urzędu, firmy czy organizacji. Może mieć zarówno formę krótkiej notatki, jak i wielostronicowego dokumentu z licznymi załącznikami.

Drogi ekspediowania pism wychodzących

Z założenia pismo wychodzące jest dokumentem, który opuszcza podmiot, czyli jest z niego wysyłany. Definicja nie określa jednak konkretnej drogi jego wysyłki oraz formy. Zaleca się jednak, aby podczas sporządzania listu stosować zasady takie same, jak w przypadku pism urzędowych – zwięzłość, formalny język, estetykę oraz formy grzecznościowe. Za pisma wychodzące uważa się listy:

• wysyłane pocztą elektroniczną,
• wysyłane faksem,
• wysyłane tradycyjną pocztą,
• odbierane przez kuriera,
• przenoszone przez pracownika formy do innej jednostki.

Rejestracja pism wychodzących

Każde pismo wychodzące, bez względu na sposób jego ekspedycji czy formę, powinno być zarejestrowane w wykazie korespondencji wychodzącej. Istotne jest, aby pismo wychodzące zostało właściwie zarejestrowane. W tym celu w wykazie należy umieścić następujące informacje:

• nr dokumentu i jego pozycję w rejestrze,
• datę wysłania,
• dane adresowe odbiorcy,
• krótką informację o treści pisma,
• miejsce przechowywania papierowej kopii pisma.

Do prowadzenia rejestru pism wychodzących stosuje się odpowiednie dzienniki, programy komputerowe oraz samodzielnie tworzone dokumenty.