Sekretariat

Sekretariat jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy.

Rodzaje sekretariatów

Zależnie od rodzaju i wielkości firm, powołuje się w nich sekretariaty o różnym charakterze i wykonujące zadania w innym zakresie. W praktyce funkcjonują się trzy typy takich komórek:

  • sekretariat osobisty – powoływany wyłącznie jako wsparcie techniczno-biurowe pojedynczej osoby na kierowniczym stanowisku,
  • sekretariat ogólny – który łączy funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,
  • sekretariat imprezy – tworzony na potrzeby obsługi targów, konferencji itp.

Sekretariaty osobiste funkcjonują przeważnie w dużych przedsiębiorstwach, w których obsługa korespondencji czy obieg dokumentów, wymagają zatrudnienia wielu odpowiedzialnych za nie pracowników. Dlatego równolegle z sekretariatem działa w takiej firmie kancelaria ogólna.

Podstawowe zadania sekretariatu

Zadania, jakie pełni sekretariat w firmie, można podzielić na asystenckie i recepcyjne. Do pierwszej grupy zaliczają się wszelkie czynności związane z bezpośrednim przełożonym. Są one wykonywanie na jego polecenie, dla niego lub też często w jego zastępstwie. Rolą sekretarki jest np. organizowanie dnia pracy przełożonego, zebrań, wyjazdów służbowych itp.

Do czynności recepcyjnych zalicza się wszelkie działania związane z obsługą interesantów i pracowników firmy. Typowe zadania tej komórki to również odbieranie telefonów i przekierowywanie połączeń. Sekretariat może też wykonywać inne czynności takie jak przyjmowanie delegacji, nadzór nad sprzętem biurowym, organizacja wyjazdów służbowych, przygotowywanie konferencji prasowych i wiele innych.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.