Sekretariat

Sekretariat jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy.

Rodzaje sekretariatów

Zależnie od rodzaju i wielkości firm, powołuje się w nich sekretariaty o różnym charakterze i wykonujące zadania w innym zakresie. W praktyce funkcjonują się trzy typy takich komórek:

  • sekretariat osobisty – powoływany wyłącznie jako wsparcie techniczno-biurowe pojedynczej osoby na kierowniczym stanowisku,
  • sekretariat ogólny – który łączy funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,
  • sekretariat imprezy – tworzony na potrzeby obsługi targów, konferencji itp.

Sekretariaty osobiste funkcjonują przeważnie w dużych przedsiębiorstwach, w których obsługa korespondencji czy obieg dokumentów, wymagają zatrudnienia wielu odpowiedzialnych za nie pracowników. Dlatego równolegle z sekretariatem działa w takiej firmie kancelaria ogólna.

Podstawowe zadania sekretariatu

Zadania, jakie pełni sekretariat w firmie, można podzielić na asystenckie i recepcyjne. Do pierwszej grupy zaliczają się wszelkie czynności związane z bezpośrednim przełożonym. Są one wykonywanie na jego polecenie, dla niego lub też często w jego zastępstwie. Rolą sekretarki jest np. organizowanie dnia pracy przełożonego, zebrań, wyjazdów służbowych itp.

Do czynności recepcyjnych zalicza się wszelkie działania związane z obsługą interesantów i pracowników firmy. Typowe zadania tej komórki to również odbieranie telefonów i przekierowywanie połączeń. Sekretariat może też wykonywać inne czynności takie jak przyjmowanie delegacji, nadzór nad sprzętem biurowym, organizacja wyjazdów służbowych, przygotowywanie konferencji prasowych i wiele innych.