Inwentarz kartkowy

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy.

Czym jest inwentarz archiwalny?

W systemie klasyfikacji archiwaliów uwzględnia się też różne formy spisów i wykazów. Pozwalają one na zidentyfikowanie miejsca przechowywania danego dokumentu bez potrzeby przeszukiwania zawartości wielu szaf czy regałów. Inwentarz jest jedną z takich pomocy, sporządzaną na poziomie zespołu lub zbioru archiwalnego. Zawiera on podstawowe informacje o każdej jednostce inwentarzowej i może być sporządzany w formie kartkowej lub książkowej.

Inwentarz kartkowy różni się od książkowego tym, że dla każdej jednostki inwentarzowej jest sporządzania specjalna karta inwentarzowa. Ze wszystkich kart przygotowanych dla danego zbioru tworzy się uporządkowany katalog.

Zastosowanie inwentarza kartkowego

Karty wykorzystywane do tworzenia inwentarza kartkowego są znormalizowane i stanowią podstawę do podjęcia kolejnego kroku w szeregu czynności inwentaryzacyjnych. Jest nim opracowanie bardziej rozbudowanego inwentarza książkowego. Obecnie inwentarz kartkowy jest już uznawany za formę przestarzałą i systematycznie zastępuje się go wersją elektroniczną. Pomimo to, w starszych archiwach, tworzonych przed kilkudziesięciu, laty wciąż jeszcze spotyka się tę formę spisywania zawartości zasobów czy zespołów. Praktykuje się też karty w formie oprawianych wydruków komputerowych

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.