System kancelaryjny bezdziennikowy

Kancelaria jest samodzielną instytucją, urzędem, komórką organizacyjną lub zespołem takich komórek w firmie aktotwórcy, która charakteryzuje się zdolnością i uprawnieniami do wytwarzania akt. Działanie kancelarii opiera się na instrukcji kancelaryjnej i obejmuje szereg wyznaczanych przez nią czynności. Zaliczają się do nich między innymi przyjmowanie korespondencji i rejestrowanie spraw. Sposób wykonywania tych czynności jest uzależniony od typu systemu kancelaryjnego. Jednym z nich jest system bezdziennikowy.

Charakterystyka systemu kancelaryjnego bezdziennikowego

W odróżnieniu od dziennikowego, w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, nie są rejestrowane pojedyncze pisma wpływające do komórki. Załatwianie spraw odbywa się całościowo. Są one rejestrowane w spisie nazywanym wykazem spraw. Formularz zawiera informacje, takie jak treść sprawy, sposób jej załatwienia, termin, osoba odpowiedzialna, symbol komórki organizacyjnej, tytuł i symbol teczki, znak sprawy, data jej rozpoczęcia i zakończenia oraz imię i nazwisko osoby załatwiającej sprawę.

Zadania komórki w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym to:

  • przyjmowanie pism napływających i wstawianie stempla wpływu,
  • przekazanie pisma do właściwej komórki organizacyjnej,
  • przydzielenie sprawy referentowi przez kierownika tej komórki,
  • załatwienie sprawy przez referenta i zarejestrowanie jej w wykazie spraw oraz w arkuszu zbiorczym, (jeśli liczba dokumentów w teczce jest duża),
  • przekazanie pisma z odpowiedzią kierownikowi komórki,
  • przekazanie pisma przez kierownika do kancelarii.

Z powyższej listy czynności wynika, że w całym procesie załatwiania sprawy, dokonywanie wpisów do rejestrów czy wykazów jest ograniczone do minimum. Jedynymi czynnościami związanymi z rejestracją są postawienie pieczątki wpływu oraz wpis do wykazu spraw.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.