System kancelaryjny bezdziennikowy

Kancelaria jest samodzielną instytucją, urzędem, komórką organizacyjną lub zespołem takich komórek w firmie aktotwórcy, która charakteryzuje się zdolnością i uprawnieniami do wytwarzania akt. Działanie kancelarii opiera się na instrukcji kancelaryjnej i obejmuje szereg wyznaczanych przez nią czynności. Zaliczają się do nich między innymi przyjmowanie korespondencji i rejestrowanie spraw. Sposób wykonywania tych czynności jest uzależniony od typu systemu kancelaryjnego. Jednym z nich jest system bezdziennikowy.

Charakterystyka systemu kancelaryjnego bezdziennikowego

W odróżnieniu od dziennikowego, w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, nie są rejestrowane pojedyncze pisma wpływające do komórki. Załatwianie spraw odbywa się całościowo. Są one rejestrowane w spisie nazywanym wykazem spraw. Formularz zawiera informacje, takie jak treść sprawy, sposób jej załatwienia, termin, osoba odpowiedzialna, symbol komórki organizacyjnej, tytuł i symbol teczki, znak sprawy, data jej rozpoczęcia i zakończenia oraz imię i nazwisko osoby załatwiającej sprawę.

Zadania komórki w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym to:

• przyjmowanie pism napływających i wstawianie stempla wpływu,
• przekazanie pisma do właściwej komórki organizacyjnej,
• przydzielenie sprawy referentowi przez kierownika tej komórki,
• załatwienie sprawy przez referenta i zarejestrowanie jej w wykazie spraw oraz w arkuszu zbiorczym, (jeśli liczba dokumentów w teczce jest duża),
• przekazanie pisma z odpowiedzią kierownikowi komórki,
• przekazanie pisma przez kierownika do kancelarii.

Z powyższej listy czynności wynika, że w całym procesie załatwiania sprawy, dokonywanie wpisów do rejestrów czy wykazów jest ograniczone do minimum. Jedynymi czynnościami związanymi z rejestracją są postawienie pieczątki wpływu oraz wpis do wykazu spraw.