Dokumentacja zastrzeżona

Są takie akta i materiały, które zawierają informacje wrażliwe, nieprzeznaczone dla osób nieuprawnionych. W ramach dokumentacji zastrzeżonej znajdują się np. wszelkie informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. Ten rodzaj klauzuli tajności występuje tuż obok określenia „ściśle tajne”, „tajne” oraz „poufne”. Pojęcia nie mogą być używane zamiennie – każde z nich oznacza inny zakres ochrony oraz zagrożenia, jakie mogłyby spowodować wyciekając czy dostając się w posiadanie osób nieuprawnionych.

Dokumentacja zastrzeżona obejmuje wszystkie akta, którym nie nadano wyższej klauzuli poufności. Zgodnie z zapisami art. 5 ust. 4 są to wszystkie informacje, które po ujawnieniu mogłyby obrócić się przeciwko jednostkom organizacyjnym czy organom władzy publicznej. Szczególnie dotyczy to działań z wiązanych z:

  • obroną narodową,
  • prowadzeniem polityki zagranicznej,
  • organizowaniem bezpieczeństwa publicznego,
  • przestrzeganie praw obywateli wraz z naczelnym prawem do bycia wolnym,
  • wymierzaniem sprawiedliwości,
  • chronieniem interesów ekonomicznych kraju.

Waga dokumentacji zastrzeżonej jest duża, a sytuacja, w której dostałaby się ona w posiadanie osób nieuprawnionych mogłaby przynieść katastrofalne skutki dla interesu państwa. Dlatego nadanie czy zmiana klauzuli poufności również wymagają przejścia przez właściwe procedury. Podobnie jak inne akta objęte klauzulami poufności na różnych poziomach, również dokumentacja zastrzeżona powinna być udostępniania tylko osobom uprawnionym, być przetwarzana w odpowiednich warunkach, a także być chroniona z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa.