Rozsyp

Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu.

Czym jest rozsyp dokumentów w archiwistyce?

Przez rozsyp w archiwistyce rozumie się pakiet dokumentów i innych materiałów archiwalnych, które mają luźną i nieuporządkowaną formę. Mogą to być pojedyncze kartki listów, zaświadczeń, certyfikatów, luźne zdjęcia pozbawione opisów, niepogrupowane tematycznie i nieusystematyzowane. Przejęcie takich materiałów stawia przed archiwistą obowiązek ich przygotowania do umieszczenia w zbiorach archiwum.

Podstawę stanowi wydzielenie poszczególnych jednostek archiwalnych, umieszczenie ich w teczkach i dokonanie odpowiednich opisów, zgodnie z zasadami tworzenia zasobu archiwalnego. W przypadku przejęcia dokumentów w formie rozsypu, informację o tym umieszcza się w notatce informacyjnej do spisu zdawczo-odbiorczego i uwzględnia we wstępie do inwentarza (dzieje zespołu).

Dlaczego rozsyp dokumentów wymaga opracowania?

Rozsyp dokumentów uniemożliwia ich włączenie do archiwum. Wynika to z przepisów o zasadach tworzenia, porządkowania i opisywania jednostek archiwalnych oraz przypisywania im określonych klas. Jednostka stanowi najmniejszą formę organizacyjną dokumentacji archiwalnej i odnosi się do konkretnego wydarzenia czy sprawy. Tworząc ją, archiwista zamienia chaotyczną stertę papierów w uporządkowany zbiór, który ma sygnaturę, opis i może być umieszczony w odpowiednich spisach czy rejestrach.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.