Luzy

Materiały, które trafiają do archiwum, muszą być odpowiednio uporządkowane i przygotowane do archiwizacji. Oprócz nadania im odpowiedniej kategorii i sklasyfikowania w zbiorach archiwalnych, powinny być także ułożone w sposób rzeczowo-chronologiczny. Dokumenty, które są chaotycznie rozproszone nazywa się luzami. Zanim trafią do archiwizacji należy je opracować, aby tworzyły układ, który został im pierwotnie nadany.

Jak uporządkować luzy?

Po otrzymaniu materiałów do archiwizacji, trzeba sprawdzić czy zawierają wszystkie części i są uporządkowane według schematu stosowanego w instrukcji kancelaryjnej danej instytucji. Luzy segreguje się tak, aby nadać im układ chronologiczny i zachować ciągłość dokumentacji. Po uporządkowaniu pism należy je zabezpieczyć w obwoluty, a następnie zszyć lub skleić w sposób uniemożliwiający ich ponowne rozsypanie. Podczas porządkowania zaleca się, aby usunąć spinacze, zszywki oraz zdublowane dokumenty, które mogą zaburzyć spójność zbioru. Uporządkowane luzy umieszcza się w teczkach i przekazuje do dalszych czynności archiwizacyjnych.

Jak archiwizuje się luzy?

Przygotowane i posegregowane dokumenty podlegają opracowaniu zgodnie z instrukcją archiwizacji. Nadaje się im odpowiedni identyfikator i grupuje na serie, aby zachować ich układ chronologiczny lub rzeczowy. Uporządkowane luzy (po wcześniejszej klasyfikacji) trafiają do wyznaczonych zbiorów archiwalnych i zostają zewidencjonowane w wykazie archiwum. Dokumenty przechowuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami dla danej kategorii archiwów.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.