Nabytki archiwalne
W archiwum przechowuje się głównie dokumenty, które zostały przekazane do zarchiwizowania przez firmy i instytucje państwowe. Mają one zostać zgromadzone i sklasyfikowane według ustalonych instrukcji oraz przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa. Tworzą one zasób archiwalny, na który składają się poszczególne zespoły. Przez to drugie pojęcie definiuje się natomiast całość dokumentacji uznanej za wieczystą i wyprodukowaną przez jednego aktotwórcę. Częścią takiego zasobu mogą być nabytki archiwalne.
Czym są nabytki archiwalne?
Co stanowi podstawę każdego zasobu archiwalnego? To zbiory dokumentów powstających w danym zakładzie czy będących efektem działania konkretnej instytucji, placówki lub organizacji mającej cechy aktotwórcy. Na tym jednak nie kończy się tworzenie zasobu. Mogą do niego zostać włączone także dokumenty przekazane w sposób dobrowolny, które są wartościowe dla archiwum. Nabytki archiwalne to takie właśnie materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu na jeden z wielu sposobów.
Rozszerzanie zasobu o nowe jednostki archiwalne jest naturalnym procesem. Wynika on między innymi z dynamiki funkcjonowania lokalnych archiwów czy też z nieustannego poszukiwania nowych, wartościowych dokumentów przez pracowników. Dlatego też drogami napływania nabytków archiwalnych do zasobu mogą być:
- akcesja,
- kupno,
- darowizna,
- depozyt wieczysty.
Akcesja to przekazanie części lub całości zbioru do zespołu archiwum przez jego twórcę. Może się ona odbywać na drodze:
- rewindykacji – odzyskania własności przez osoby prywatne lub instytucje w wyniku podjęcia określonych działań na drodze prawnej,
- scalania – połączenia części zbioru w jedną całość z możliwością jego przechowywania w jednym miejscu,
- nabytku w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych.
Kupno sprowadza się do nabycia od osoby prywatnej czy podmiotu jednostki archiwalnej (dokumentu, nagrania dźwiękowego, filmu czy zestawu zdjęć) wartościowej dla danego twórcy. Przykładem może być kronika szkolna z pierwszych lat istnienia placówki edukacyjnej, będąca w rękach prywatnych. Przekazanie takiej kroniki dobrowolnie do archiwum jest formą darowizny. Natomiast przez depozyt wieczysty dawniej rozumiano wypożyczenie podmiotowi cennych materiałów bezterminowo.
Często napływające tymi drogami materiały są one cenne ze względu na pochodzenie lub mają wartość historyczną.
Ewidencjonowanie nabytków archiwalnych
Przekazane nabytki archiwalne podlegają takiej samej ewidencji, co inne dokumenty. Muszą być odpowiednio sklasyfikowane i wprowadzone do zasobów archiwum, według ustalonej instrukcji. Nabytki archiwalne rejestruje się w księdze nabytków i ubytków, w której widnieje wykaz zasobów zgromadzonych przez archiwum. Księga służy do dokumentowania wszelkich ruchów jednostek archiwalnych i całych zbiorów, które napływają do oddziału lub z niego wypływają. Wpisu dokonuje pracownik archiwum zaraz po przekazaniu dokumentów, ale jeszcze przed ich opracowaniem.
Informacje, jakie powinny się znaleźć w zapisie to:
- forma nabytku – darowizna, depozyt, kupno, przejęcie, rewindykacja itp.,
- daty skrajne nabytku oraz data jego pozyskania,
- forma i rodzaj materiałów archiwalnych,
- osoba lub podmiot przekazujący,
- stan fizyczny – dobry, dostateczny, destrukt.
W księdze nabytków i ubytków ewidencjonuje się także materiały, które zostały na stałe usunięte ze zbiorów.
Archiwizacja nabytków archiwalnych
Po przekazaniu archiwaliów zostają one wpisane do księgi. Klasyfikuje się je według rodzaju oraz opisuje w sposób umożliwiających ich identyfikację. Tak zewidencjonowane nabytki archiwalne trafiają do zasobów archiwalnych i stają się ich częścią. Sposób przechowywania zależy od rodzaju przekazanych archiwaliów i ich klasyfikacji. Stosuje się tu procedury określone w instrukcjach oraz regulacjach prawnych, jeżeli takie są przypisane do danej grupy nabytków archiwalnych.