Rejestracja pism

Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu.

Rejestracja pism a systemy dziennikowe

Stosowane w praktyce systemy dziennikowe różnią się przede wszystkim sposobem ewidencjonowania spraw i dokumentów. W systemie bezdziennikowym nie jest prowadzona typowa rejestracja pism, lecz kompleksowo odnotowuje się już załatwione sprawy. W przypadku systemów dziennikowych obowiązują dwie formy prowadzenia takiej dokumentacji:

  • system jednodziennikowy – każda komórka organizacyjna w firmie jest wyposażona podawczy dziennik kancelaryjny. W jego rubrykach po lewej stronie jest dokonywana rejestracja pism wychodzących, a po prawej – przychodzących,
  • system dwudziennikowy – komórki organizacyjne dysponują dwoma dziennikami, jednym do rejestracji pism przychodzących, drugim – do zapisywania korespondencji wychodzącej.

Na czym polega rejestracja pism?

Rejestracja pisma w dzienniku podawczym polega na nadaniu mu unikalnego numeru. Zazwyczaj przyjmuje się formułę złożoną z numeru kolejnego pisma w danym roku oraz ukośnika i dwóch ostatnich cyfr tego roku. Numer ten jest przypisany do pisma i pozwala je identyfikować. Dlatego jest też umieszczany na pieczątce wpływu. W dzienniku kancelaryjnym umieszcza się też pokwitowanie wysłania (przekazania) pisma.

Obowiązek rejestracji nie obejmuje materiałów takich jak publikacje, potwierdzenia odbioru, zaproszenia, stałe systematycznie powtarzane oferty czy dokumenty okolicznościowe.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.