Księga nabytków i ubytków

Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

Czym jest księga nabytków i ubytków?

Prowadzenie archiwum wiąże się z systematycznym uzupełnianiem jego zasobów o nowe dokumenty czy materiały. Jednocześnie niektóre z jednostek już istniejących w zbiorach są z nich usuwane na skutek różnych wydarzeń – począwszy od ich zniszczenia, po wykasowanie z rejestru z wyniku utraty wartości archiwalnej.

Księga nabytków i ubytków jest dokumentem przeznaczonym do rejestrowania wszelkich ruchów w obrębie zbioru. Z jednej strony zapisuje się w niej materiały napływające do archiwum. Z drugiej – dokument służy do rejestrowania tych archiwaliów trwałych, które zostały wyłączone ze zbioru. Rejestru w księdze nabytków dokonuje się przed opracowaniem materiałów, a zaraz po ich przekazaniu przez ofiarodawcę.

Jakie informacje zawiera księga nabytków i ubytków?

Dokonując wpisu nowej jednostki archiwalnej dołączanej do zbioru, odnotowuje się informacje takie jak:

  • forma nabytku – darowizna, depozyt, kupno, przejęcie, rewindykacja itp.,
  • daty skrajne nabytku oraz data jego pozyskania,
  • postać i rodzaj materiałów archiwalnych,
  • osoba lub podmiot przekazujący,
  • stan fizyczny – dobry, dostateczny, destrukt.

W księdze umieszcza się też informacje związane z systemem archiwizowania – numery księgi nabytków i zespołu, znak sprawy oraz inne cechy charakterystyczne.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.