Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

Czym jest księga nabytków i ubytków?

Prowadzenie archiwum wiąże się z systematycznym uzupełnianiem jego zasobów o nowe dokumenty czy materiały. Jednocześnie niektóre z jednostek już istniejących w zbiorach są z nich usuwane na skutek różnych wydarzeń – począwszy od ich zniszczenia, po wykasowanie z rejestru z wyniku utraty wartości archiwalnej.

Księga nabytków i ubytków jest dokumentem przeznaczonym do rejestrowania wszelkich ruchów w obrębie zbioru. Z jednej strony zapisuje się w niej materiały napływające do archiwum. Z drugiej – dokument służy do rejestrowania tych archiwaliów trwałych, które zostały wyłączone ze zbioru. Rejestru w księdze nabytków dokonuje się przed opracowaniem materiałów, a zaraz po ich przekazaniu przez ofiarodawcę.

Jakie informacje zawiera księga nabytków i ubytków?

Dokonując wpisu nowej jednostki archiwalnej dołączanej do zbioru, odnotowuje się informacje takie jak:

• forma nabytku – darowizna, depozyt, kupno, przejęcie, rewindykacja itp.,
• daty skrajne nabytku oraz data jego pozyskania,
• postać i rodzaj materiałów archiwalnych,
• osoba lub podmiot przekazujący,
• stan fizyczny – dobry, dostateczny, destrukt.

W księdze umieszcza się też informacje związane z systemem archiwizowania – numery księgi nabytków i zespołu, znak sprawy oraz inne cechy charakterystyczne.

Z kolei w przypadku wycofania lub utraty materiału archiwalnego sporządza się wpis dotyczący jego ubytku. Podstawą do jego stworzenia jest ewidencja ubytku, czyli dowód braku jednostki archiwizacyjnej.  Ma on formę dokumentu stwierdzającego ubytek określonego materiału i musi zostać zaakceptowany (potwierdzony) przez uprawnioną osobę.

We wpisie ubytku powinna znaleźć się sygnatura jednostki archiwizacyjnej, jej opis oraz data stwierdzenia ubytku.

Gdzie wykorzystuje się księgi nabytków i ubytków?

Prowadzenie księgi nabytków i ubytków jest obowiązkiem każdej instytucji, w której znajduje się archiwum. Taki rejestr jest niezbędny do sprawowania kontroli nad zasobami i do sprawnego zarządzania zawartością zbioru.

Księga nabytków i ubytków jest również niezbędnym dokumentem w każdej bibliotece, niezależnie od jej wielkości czy zasobności księgozbioru.

Szczegółowa ewidencja ubytków obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów. Podstawę stwierdzenia ubytku zawsze stanowi dowód, który musi zostać zaakceptowany przez dyrektora placówki.

Dowodem ubytku w bibliotece może być:

• protokół ubytków dla materiałów niezwróconych, za które biblioteka otrzymała zapłatę,
• protokół komisji w sprawie ubytków dla materiałów, za które biblioteka nie otrzymała zapłaty,
• protokół komisji w sprawie wycofania materiałów ze zbiorów na podstawie selekcji lub nieodnalezionych w trakcie skontrum (kontroli zbiorów bibliotecznych lub archiwalnych).

Ewidencja ubytków

Księga nabytków i ubytków jest wykorzystywana do tworzenia ewidencji ubytków. Przeprowadza się ją nie rzadziej niż raz w roku. Polega ona na sporządzeniu zestawienia materiałów wpisanych do rejestru ubytków z podaniem ich liczby, opisu i wartości (jeśli jest to wymagane).

Sumaryczną ewidencję ubytków najczęściej prowadzi się w oddzielnych rejestrach dla każdej grupy zbiorów objętych osobną księgą inwentarzową. Rejestr ubytków zawsze należy opisać, nadać mu sygnaturę zgodnie z przyjętym systemem oraz opieczętować.

Ewidencja ubytków oparta na bazie księgi nabytków i ubytków służy do kontroli zbiorów. Po weryfikacji zasobów konieczne jest opracowanie zaleceń pokontrolnych i wdrożenie ich w życie.

Prowadzenie księgi nabytków i ubytków może służyć do ustalania wartości zbiorów (szczególnie w bibliotekach). Na tej podstawie można również skontrolować obieg dowodów wpływów i ubytków. Taki rejestr jest również niezbędny, by wykryć i wyjaśnić ewentualne różnice pomiędzy wprowadzonymi zapisami a stanem faktycznym.