Księga nabytków i ubytków

Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

Czym jest księga nabytków i ubytków?

Prowadzenie archiwum wiąże się z systematycznym uzupełnianiem jego zasobów o nowe dokumenty czy materiały. Jednocześnie niektóre z jednostek już istniejących w zbiorach są z nich usuwane na skutek różnych wydarzeń – począwszy od ich zniszczenia, po wykasowanie z rejestru z wyniku utraty wartości archiwalnej.

Księga nabytków i ubytków jest dokumentem przeznaczonym do rejestrowania wszelkich ruchów w obrębie zbioru. Z jednej strony zapisuje się w niej materiały napływające do archiwum. Z drugiej – dokument służy do rejestrowania tych archiwaliów trwałych, które zostały wyłączone ze zbioru. Rejestru w księdze nabytków dokonuje się przed opracowaniem materiałów, a zaraz po ich przekazaniu przez ofiarodawcę.

Jakie informacje zawiera księga nabytków i ubytków?

Dokonując wpisu nowej jednostki archiwalnej dołączanej do zbioru, odnotowuje się informacje takie jak:

• forma nabytku – darowizna, depozyt, kupno, przejęcie, rewindykacja itp.,
• daty skrajne nabytku oraz data jego pozyskania,
• postać i rodzaj materiałów archiwalnych,
• osoba lub podmiot przekazujący,
• stan fizyczny – dobry, dostateczny, destrukt.

W księdze umieszcza się też informacje związane z systemem archiwizowania – numery księgi nabytków i zespołu, znak sprawy oraz inne cechy charakterystyczne.