Dokumentacja pracownicza towarzyszy pracownikowi przez cały okres zatrudnienia, a obowiązki pracodawcy nie kończą się wraz z zakończeniem stosunku pracy. Przepisy wskazują, jakie dokumenty powinny być gromadzone, w jakiej formie należy je prowadzić, jak długo trwa okres przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz kiedy możliwe jest jej zniszczenie. Kluczowe znaczenie ma przede wszystkim data zatrudnienia pracownika.

Jakie przepisy regulują przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

Podstawowe zasady określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Znaczenie mają również przepisy w systemie ubezpieczeń społecznych oraz regulacje wynikające z ustawy o zmianie niektórych ustaw, zwłaszcza w zakresie okresów przechowywania dokumentacji.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej. Obejmuje ona akta osobowe pracowników oraz odrębną dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej.

Jak długo trwa przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że termin nie jest liczony bezpośrednio od dnia ustania stosunku pracy.

Jeżeli stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu, a następnie pracownik zostanie ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę w okresie przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje prowadzenie jego dokumentacji pracowniczej. Termin przechowywania liczy się wtedy od końca roku, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie.

Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. co do zasady przechowuje się przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Przechowywanie akt pracowniczych może jednak zostać skrócone do 10 lat, jeżeli płatnik złoży do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. Wówczas termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport. Możliwość ta nie obejmuje osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – w ich przypadku przechowywanie akt pracowniczych trwa 50 lat. Szczegółowe informacje na ten temat publikuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Zakres dokumentacji pracowniczej i struktura akt osobowych

Akta osobowe dzielą się na pięć części. Część A obejmuje przede wszystkim dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. W części B znajdują się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia pracownika, natomiast część C obejmuje dokumenty dotyczące zakończenia pracy.

Część D zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, a część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika. Nie wszystkie dokumenty stanowią akta osobowe. Odrębnie prowadzi się m.in. dokumenty pracowników dotyczące ewidencji czasu pracy i urlopów, kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentację dotyczącą wypłaty wynagrodzenia, świadczeń związanych z pracą i wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży.

Forma prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca może prowadzić papierową dokumentację pracowniczą albo dokumentację elektroniczną. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią w celu zapewnienia zgodności z dokumentem papierowym.

Dokumentację należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, a także w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Odbiór dokumentacji po ustaniu zatrudnienia i jej zniszczenie

Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca informuje pracownika o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Wniosek pracownika o wydanie kopii dokumentacji może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Po upływie okresu przechowywania i terminu przewidzianego na odbiór dalsze pozostawienie dokumentacji pracowniczej jest ograniczone przepisami. Pracodawca ma do 12 miesięcy na jej zniszczenie w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.

Szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Po wszczęciu postępowania sądowego lub administracyjnego okres przechowywania może ulec wydłużeniu, jeżeli dokumentacja ma znaczenie dla sprawy. Dłuższe terminy mogą również wynikać z odrębnych przepisów.

W przypadku zamknięcia działalności obowiązek zabezpieczenia dokumentacji nadal istnieje. Przy likwidacji lub upadłości likwidator albo syndyk wskazuje podmiot odpowiedzialny za dalsze przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej. Informacje o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej, dokumentacji płacowej oraz akt zlikwidowanych państwowych zakładów pracy można znaleźć m.in. w bazach Archiwów Państwowych i ZUS.

O czym należy pamiętać?

Przechowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia. Terminów określonych w przepisach nie można skrócić treścią regulaminu pracy. Duże znaczenie dokumentacja może mieć również dla osób zatrudnionych w szczególnych warunkach, które mogą potrzebować jej przy ustalaniu uprawnień emerytalnych.

Dokumentacja pracownicza musi być przez cały wymagany okres odpowiednio zabezpieczona, niezależnie od tego, czy jest prowadzona w postaci elektronicznej, czy w formie papierowej.