Prawidłowo prowadzona dokumentacja pracownicza pozwala uporządkować informacje dotyczące zatrudnienia i udokumentować najważniejsze zdarzenia w całym okresie pracy. Dla pracodawcy oznacza to konieczność właściwego gromadzenia, porządkowania i zabezpieczania dokumentów, a także przypisywania ich do odpowiednich części akt. W praktyce znaczenie ma nie tylko zakres wymaganej dokumentacji, ale również sposób jej prowadzenia, uporządkowania i przechowywania.

Zakres i struktura akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika dzielą się na części A–E. Część A obejmuje dokumenty dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia pracownika, m.in. umowy o pracę, potwierdzenie zapoznania z treścią regulaminu pracy, dokumenty o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP i kwalifikacjach zawodowych. W części B akt osobowych znajdują się także dokumenty dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich, w tym pracownika wychowującego dziecko, oraz informacje związane z wprowadzeniem kontroli trzeźwości pracowników.

Część C obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia o rozwiązaniu umowy, kopię świadectwa pracy, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz umowę o zakazie konkurencji.

Część D zawiera dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, w tym odpis zawiadomienia o ukaraniu. Uwzględnia się przy tym przepisy dotyczące odpowiedzialności określonej w prawie pracy, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część E obejmuje informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika i obecnością w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Mogą znaleźć się w niej także informacje z badania przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Nie wszystkie części dokumentacji pracowniczej znajdują się w aktach osobowych. Odrębnie prowadzi się dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopów, zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej czy pracy w systemie przerywanego czasu pracy.

Odrębna dokumentacja obejmuje również dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca prowadzi także kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży. Wniosek pracownika może natomiast dotyczyć m.in. rozkładu czasu pracy lub korzystania z określonych uprawnień pracowniczych.

Jak prowadzić dokumentację?

Dokumenty w aktach osobowych układa się w porządku chronologicznym, numeruje i poprzedza wykazem dokumentów znajdujących się w danej części. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga również właściwego przypisania dokumentów do odpowiednich części akt.

Dokumentacja może być prowadzona i przechowywana w postaci papierowej albo elektronicznej. Elektroniczna dokumentacja musi spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integralności danych oraz możliwości ich odczytu i wydania przez cały wymagany okres.

Dopuszczalne jest prowadzenie odrębnych rodzajów dokumentacji w różnej postaci, np. elektronicznej i papierowej. Nie oznacza to jednak dowolnego dzielenia tych samych akt na dokumentację papierową i elektroniczną.

Przy zmianie dokumentacji papierowej na elektroniczną sporządza się odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ma to służyć zapewnieniu zgodności odwzorowania z dokumentem papierowym.

Ochrona i bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej

Pracodawca musi zabezpieczyć dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych. Przez cały okres przechowywania należy zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty powinny być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku dokumentacji elektronicznej oznacza to m.in. stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, kontroli dostępu oraz tworzenie kopii zapasowych. Niedopełnienie obowiązków związanych z prowadzeniem lub przechowywaniem dokumentacji może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. zasadniczo wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowywanie akt pracowniczych trwa 50 lat. W przypadku zatrudnienia w latach 1999–2018 okres ten co do zasady również wynosi 50 lat, jednak po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach może zostać skrócony do 10 lat.

Zasady wydawania i odbioru dokumentacji pracowniczej

Po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik otrzymuje informację o okresie przechowywania, możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie tego okresu oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w razie jej nieodebrania. Na wniosek pracownika lub byłego pracownika pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji.

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga nie tylko właściwego porządku w aktach, ale również ochrony danych, przestrzegania terminów przechowywania i odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów przez cały wymagany okres.