Author Archive

przechowywanie dokumentów księgowych

Prowadzenie firmy wiąże się w Polsce z wieloma obowiązkami, w tym również podatkowymi. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych, które będą niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Które dokumenty księgowe należy przechowywać? W jaki sposób powinny one zostać zarchiwizowane i gdzie spoczywać? Czy to prawda, że dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?

O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.

Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach obowiązek ustawowy. Dokumentacja dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Do tej pierwszej kategorii zaliczają się wszystkie dokumenty, które w świetle prawa należy przechowywać wieczyście. Pozostałe to takie, których obowiązek przechowywania upływa w określonym terminie. W prawidłowym i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomaga ich archiwizacja.

Współczesne przedsiębiorstwa, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres czasu lub wieczyście. W jaki sposób profesjonalnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty piszemy na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl. W tym artykule skupimy się zaś na podziale dokumentów na archiwalne i niearchiwalne oraz rożnych ich kategoriach.