Jak usprawnić archiwizacje dokumentów w firmie?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Teczki bezkwasowe

Teczki archiwizacyjne stanowią podstawę każdego uporządkowanego i opisanego zbioru dokumentów. Jednak rolą tego rodzaju opakowań jest również ochrona papieru, który ma skłonności do postępującej degradacji. Włókna celulozy, z której przede wszystkim zbudowany jest papier, rozpadają się przede wszystkim ze względu na działanie kwasów.

Związki siarki i azotu szczególnie szkodliwie działające na papier występują w powietrzu. Dodatkowo substancje odpowiedzialne za jego rozkład występują w samym papierze, a jego trwałość zależy od gatunku. W tym kontekście szczególnej roli nabiera opakowanie, w którym zabezpieczone są dokumenty. Niekiedy przechowujemy je wyłącznie przez kilka lat, ale na przykład akta pracownicze pracodawca musi przechowywać przez aż 50 lat, dlatego nie warto ryzykować.

Bezkwasowe opakowania, w tym teczki to takie, których odczyn pH przekracza wartość 7, a najlepiej gdy jest jeszcze wyższy. Poza tym materiały archiwizacyjne chroniące dokumenty spełniają jeszcze kilka innych kryteriów z zakresu chemii. Teczki bezkwasowe, które mają bezpośredni kontakt z dokumentami stanowią więc podstawę każdego bezpiecznego firmowego archiwum.

Pudła archiwizacyjne

Pudła archiwizacyjne to opakowanie zbiorcze na teczki lub segregatory kryjące ważne dokumenty. W jaki sposób wybrać odpowiednie pudła archiwizacyjne? Pierwsze kryterium to ich odpowiedni rozmiar, który jest ściśle dopasowany do rozmiaru dokumentów oraz wspomnianych kopert, segregatorów i teczek. Chodzi oczywiście o optymalne wykorzystanie przestrzeni, co będzie kluczowym czynnikiem w mniejszych i szybko rozrastających się archiwach.

Pudła mieszczące pojedyncze pliki dokumentów powinny stanowić dla nich prawidłową ochronę. Taką zapewniają doskonale lite pudła archiwizacyjne bezkwasowe typu kopertowego. Produkty ściśle zamykane sprawiają, że spoczywający w nich papier jest bezpieczny wobec działania grzybów, owadów, wilgoci, związków o kwaśnym odczynie chemicznym. Materiał, z którego są wykonane nie jest natomiast łatwopalny, co może uratować dokumenty w przypadku pożaru i szybkiej interwencji.

Do grupowania cięższych segregatorów i bardziej obszernych plików dokumentów doskonale sprawdzą się natomiast pudła archiwizacyjne wykonane z tektury falistej. Ich zaletą poza dużą wytrzymałością materiału złożonego z wielu warstw jest również dokonała ochrona papieru, przed wspomnianymi w poprzednim akapicie szkodliwymi czynnikami.