Brulion

Pismo stanowi podstawę komunikacji i wymiany informacji w każdej firmie. Pozwala załatwiać sprawy, wprowadzać nowe ustalenia, informować o wydarzeniach czy rozliczać środki finansowe. Zanim trafi do adresata, powinno jednak być odpowiednio przygotowane i mieć właściwą zawartość.

Rozmaite wnioski, referaty, opracowania, zanim nabiorą ostatecznej formy i brzmienia, zazwyczaj spisywane są na brudno. Dotyczy to sytuacji, w której szkic pisma umieszcza się w tzw. brulionie. Brulion występuje także pod hasłem koncept. Jest to termin służący do określania projektu pisma, jakie sporządził referent (urzędnik zajmujący się załatwianiem spraw merytorycznych, spisywaniem wniosków itd.). W archiwistyce jest to dokument, który został przygotowany, ale nie uzyskał jeszcze ostatecznej akceptacji przełożonego, będącego osobą decyzyjną.

Rola brulionu w urzędach

Redagowanie pism w wersji papierowej czy elektronicznej stanowi jedną z najczęściej wykonywanych czynności urzędowych. Korespondencja pozwala na wymianę informacji niezbędnych do nadania toku sprawie oraz do jej załatwienia. Aby spełniała swoje zadanie, musi być przygotowywana zgodnie z zasadami opracowanymi na potrzeby pracy kancelaryjnej czy biurowej. Ponieważ reguł tworzenia pism urzędowych jest wiele, w pierwszej kolejności zawsze przygotowuje się brulion, czyli brudnopis. Stanowi on ogólny zarys tego, co ma się znaleźć w liście, jednak nie jest jeszcze wiążącym dokumentem.

Brak podpisu, pieczątki czy wymaganych oznaczeń sprawia, że treść brulionu można wielokrotnie zmieniać. W efekcie pozwala to uzyskać ostateczną wersję dokumentu, nie tylko spójną merytorycznie, ale też poprawną językowo. Chociaż brudnopisy są przechowywane w dokumentacji firmy, nie są wiążące. Stanowią jedynie punkt odniesienia do wprowadzanych zmian. Brulion to również koncept, czyli ogólny zarys tego, co ostatecznie znajdzie się w dokumencie.

Zasady redagowania pism urzędowych

Napisanie brulionu pozwala zweryfikować, czy przy tworzeniu pisma zostały zachowane wszystkie obowiązujące zasady. Do najważniejszych wymogów, o których warto pamiętać, zaliczają się:

• umieszczenie stałych elementów korespondencji urzędowej, takich jak nagłówek, data i miejsce sporządzenia pisma, znak sprawy, dane adresowe odbiorcy,
• odpowiedni zwrot grzecznościowy,
• logiczna, uporządkowana i kompletna treść dokumentu,
• odpowiednio zastosowane znaki interpunkcyjne,
• właściwe rozmieszczenie tekstu na stronie,
• numeracja stron,
• podpisy.

Bardzo istotne jest też zastosowanie właściwego stylu i języka. Tekst nie powinien być nasycony emocjami. Warto stosować proste zdania pojedyncze, uprzejmą formę, zwroty bezosobowe, stronę bierną, specjalistyczne zwroty i powszechnie znane skróty. Treść powinna wyczerpywać temat, a jednocześnie musi być przejrzysta i zrozumiała, najlepiej ujęta w punktach.

Przestrzeganie powyższych zasad jest ważne w pismach urzędowych, gdyż pozwalają one lepiej zrozumieć się obu stronom. Jest to szczególnie istotne, gdy urzędnik wysyła pismo do instytucji nadrzędnej z ważnym wnioskiem. Przygotowując brulion, może pracować na nim do uzyskania najlepszego możliwego efektu.