Niepaństwowy zasób archiwalny

Narodowy zbiór archiwalny obejmuje ogromną ilość dokumentów – gromadzonych przez wiele lat i tworzonych oraz przechowanych przez różnych aktotwórców. Celem ich archiwizacji jest zachowanie wiedzy o ważnych faktach i wydarzeniach, które miały miejsce na przestrzeni wieków. Chodzi o te, które odgrywają istotną rolę w tworzeniu historii oraz budowaniu tożsamości narodowej. Stworzenie obiektywnego obrazu przeszłości wymaga zebrania materiałów pochodzących z różnych źródeł, nurtów politycznych, poziomów społecznych czy środowisk kulturowych. Tak ogromna rozmaitość archiwaliów wymaga przemyślanego usystematyzowania i klasyfikacji. Jej pierwszym stopniem jest podział zbiorów na zasób państwowy i niepaństwowy.

W zbiorach archiwów mogą być przechowywane materiały, które stanowią własność państwa lub osób prywatnych czy instytucji. Są one klasyfikowane i ewidencjonowane według określonych zasad, które uwzględniają ich rodzaj czy przynależność do danej kategorii archiwów. Niepaństwowy zasób archiwalny to zbiór materiałów, które nie wchodzą w skład państwowych archiwów. Mogą więc należeć zarówno do osób fizycznych, jak i innych podmiotów.

Podział niepaństwowych zasobów archiwalnych

Oprócz klasyfikacji stosowanej podczas ewidencjonowania i przechowywania dokumentów niepaństwowe zasoby archiwalne dzieli się na dwa rodzaje. Wśród nich wyodrębnia się zasoby ewidencjonowane i nieewidencjonowane. Różnią się one własnością i sposobem powstania.

Niepaństwowy zasób archiwalny ewidencjonowany powstaje w instytucji lub organizacji publicznej. Najczęściej stanowi dokumentację obrazującą działalność takiego podmiotu w całym okresie jego istnienia. Zasoby ewidencjonowane mogą być różne, zależnie od tego, kto jest ich twórcą. Inne będą archiwalia, które zgromadziły Kościół katolicki czy organizacja harcerska. To podmioty obejmujące zasięgiem cały kraj i mające wiele oddziałów archiwalnych. Ich przeciwieństwem mogą być akta tworzone i gromadzone przez lokalne ogranizacje, np. ekologiczne czy samopomocowe, działające tylko w jednej gminie.

Do podmiotów, których wytworzone materiały wchodzą w skład ewidencjonowanych niepaństwowych zasobów archiwalnych, zaliczają się m.in.:

• partie polityczne,
• kościoły i związki wyznaniowe,
• związki zawodowe,
• stowarzyszenia,
• spółdzielnie,
• fundacje,
• organizacje,
• banki,
• uczelnie,
• instytucje finansowe.

Przeciwieństwem zasobów ewidencjonowanych są nieewidencjonowane niepaństwowe zasoby archiwalne. Mogą one należeć do osób fizycznych lub ich prawnych następców. W przypadku, gdy ustanie działalność podmiotów, które zaliczają się do ewidencjonowanych niepaństwowych zasobów archiwalnych, własność materiałów przechodzi na archiwum. Są one wyłączone z obrotu i są chronione przez przepisy prawa.

Przechowywanie niepaństwowych zasobów archiwalnych musi być zgodne z obowiązującymi instrukcjami, które są wyszczególnione w zapisach ustawy.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

Niepaństwowy zasób archiwalny jest tworzony przez jednostki takie jak:

• organizacje polityczne,
• organizacje religijne,
• podmioty spółdzielcze,
• związki wyznaniowe,
• fundacje,
• kluby,
• szkoły prowadzone przez organy niepaństwowe i niesamorządowe

oraz wiele innych podmiotów. Czas ich działania zwykle jest ograniczony różnymi uwarunkowaniami. Kiedy np. partia polityczna zostaje rozwiązana, a szkoła zawiesza działalność, prowadzone przez nie archiwum wymagają odpowiedniego zagospodarowania.

Jednym ze sposobów na dopełnienie tego obowiązku jest przekazanie części zbioru do Archiwum Państwowego. Takie działanie podejmuje się w dwóch przypadkach:

1. gdy podmiot tworzący niepaństwowy zasób archiwalny przestaje istnieć,
2. kiedy istniejąca placówka zdecyduje o przekazaniu części zasobu o wysokiej wartości historycznej do archiwum państwowego. Materiały mogą być przekazane w depozyt lub na własność.

Przekazanie dotyczy jedynie zasobów ewidencjonowanych i odbywa się zgodnie z ustalonymi procedurami. Określa je Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Istotnym dokumentem jest też Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny.