Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego
Przez opracowanie zespołu bądź zbioru archiwalnego rozumie się szereg czynności, których celami są uporządkowanie oraz sporządzenie inwentarza ze wstępem. Różnice pomiędzy zespołem i zbiorem sprowadzają się do wielkości i zakresu tematycznego. Zespół tworzą organiczne materiały archiwalne wytworzone oraz zgromadzone na skutek działalności osoby fizycznej lub instytucji. Natomiast zbiór archiwalny jest tworzony w ujęciu subiektywnym, zazwyczaj przez osoby fizyczne lub podrzędne jednostki organizacyjne takie jak archiwum zakładu czy organizacji. W przeciwieństwie do zespołu, nie wszystkie materiały w zbiorze mają charakter archiwalny. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku zasady opracowania są takie same.
Na czym polega opracowywanie zbioru lub zespołu archiwalnego?
Przedmiotem opracowania jest uporządkowanie zbioru (zespołu), a następnie zinwentaryzowanie go. Ostatecznym celem takiego działania jest zabezpieczenie materiałów archiwalnych oraz przygotowanie ich do udostępniania użytkownikom.
Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego przebiega w czterech etapach:
- podział materiałów na zespoły lub zbiory,
- podział materiałów wewnątrz zbioru (zespołu),
- wyodrębnienie i uporządkowanie jednostek archiwalnych,
- opisanie dokumentów, jednostek i całego zespołu (zbioru).
Czynności, które składają się na ostatni punkt, obejmują nadanie dokumentom właściwego układu – przypisanie numerów serii i podserii oraz przygotowanie wstępu do inwentarza z danymi takimi jak dzieje (zbioru) zespołu i jego twórcy.
Inwentarz archiwalny, który stanowi podstawowy środek ewidencyjno-informacyjny, jest przygotowywany za pomocą systemu ZoSIA. Ponadto, poza głównym inwentarzem archiwalnym, tworzy się też indeksy przedmiotowe, osobowe i geograficzne.