Przechowywanie dokumentów (outsourcing)

Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym archiwum depozytowym wraz z ich pełną obsługą logistyczną.

Jeżeli nie posiadacie Państwo powierzchni magazynowej na własne archiwa, przekazanie nam dokumentów jest idealnym rozwiązaniem.

Naszym celem jest przede wszystkim ograniczenie ponoszonych przez Państwa kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów, odpowiednie zabezpieczenie akt przed zniszczeniem. Konsorcjum nasze specjalizuje się w zakresie archiwizacji dokumentów oraz przechowywania akt w naszych Archiwach. Poniżej charakterystyka usługi przechowywania dokumentów:

ARCHIWIZACJA, przygotowanie dokumentów do przechowywania: Posiadane doświadczenie oraz współpraca z partnerami z różnych branż umożliwia zaproponowanie każdej jednostce organizacyjnej optymalnego i efektywnego systemu archiwizacji dokumentów, który będzie dostosowany do indywidualnych potrzeb, możliwości, oraz regulacji prawnych obowiązujących w Polsce. Wszystkie osoby pracujące przy opracowywaniu dokumentacji są zobowiązane do przestrzegania tajemnicy służbowej oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Zakres prac przy przygotowaniu dokumentów do przechowywania:

  • Rejestracja dokumentów w systemie elektronicznej ewidencji.
  • Sporządzenie ewidencji dokumentów na poziomie każdej jednostki archiwalnej (pudło, teczka, segregator).
  • Nadanie kategorii archiwalnych dokumentom (okresu przechowywania).
  • Oznaczenie każdej jednostki archiwalnej nadrukiem z opisem na etykietach samoprzylepnych.
  • Zabezpieczanie dokumentacji w zbiorcze pojemniki archiwizacyjne (z indeksacją i topografią pojemników).

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW – Aktualnie archiwach przechowywane są akta ponad 380 podmiotów gospodarczych zlikwidowanych bądź upadłych, akta podmiotów istniejących, ponad 250 000 akt osobowych i związana z nimi dokumentacja płacową.

Swoją działalnością obejmujemy teren całej Polski.

W ramach usługi przechowywania dokumentów oferujemy:

  • Przechowywanie akt w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem.
  • Zabezpieczenie akt przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach zabezpieczonych, monitorowanych całodobowo, ubezpieczonych.
  • Bezpłatne udostępnienie modułów systemu informatycznego internetowego dających możliwość wyszukiwania i składania zamówień upoważnionym pracownikom.
  • Podgląd przez upoważnionych pracowników przy pomocy przeglądarki internetowej skanów dokumentów z możliwością wydruku – bez możliwości naniesienia zmian – dotyczy dokumentów wytypowanych przez właściciela akt do przechowywania w postaci zeskanowanej. – Komunikacja między Właścicielem akt a Archiwum, odbywać się będzie przy wykorzystaniu istniejących łączy telekomunikacyjnych wykorzystujących protokół TCP/IP. Baza danych zasobów przechowywanych znajdować się będzie na naszym serwerze, zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych.
  • Skanowanie akt znajdujących się w przechowywanym zasobie w celu szybkiego wglądu w żądany dokument.
  • Udostępnianie akt.
  • Analiza zasobów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia.
  • Niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia, wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania.
  • Zagospodarowanie ścinków zgodnie z wymogami ochrony środowiska.

Stosujemy następujące zabezpieczenia obiektów:

  • Całodobowy monitoring.
  • Telewizja przemysłowa.
  • Instalacja alarmowa antywłamaniowa oraz dymowa (pożarowa) podłączona do Centrum Monitorowania Alarmów dwutorowo tj. torem telefonicznym oraz modułem GPRS,

Działalność, jak i obiekty są ubezpieczone.