Jak produkowane są pudła archiwizacyjne?

Obecność pudeł archiwizacyjnych stanowi praktycznie obowiązkowy element każdego większego archiwum dokumentów. Archivboxy produkowane są w taki sposób, aby zapewnić znajdującym się w ich wnętrzu dokumentom ochronę przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych lub uszkodzeniami. Poza tym stanowią ogromną wygodę, ponieważ swoimi rozmiarami są doskonale dopasowane do rozmiaru dokumentów i segregatorów, co przyczynia się do efektywnego wykorzystania przestrzeni.

Jak wybrać odpowiednie pudła archiwizacyjne? Metody wykonania.

Wybór odpowiednich boxów pod względem funkcjonalnym zależy przede wszystkim od tego, jak prowadzone będzie archiwum. Do przechowywania dokumentów, które mogą okazać się przydatne w bliżej nieokreślonej przyszłości ze względów formalnych np. audytu, doskonale sprawdzą się pudła przechowujące teczki. W ten sposób najbardziej optymalnie wykorzystamy przestrzeń naszego archiwum, ponieważ wspomniane teczki będą ciasno ułożone w pudłach, choć oczywiście dostęp do dokumentów będzie trochę mniej swobodny w porównaniu do segregatorów.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w segregatorach jest za to rozwiązaniem bardziej wygodnym, bo w razie konieczności możemy swobodnie przeglądać spoczywające w nich umowy, zamówienia, czy faktury. Jeśli wybieramy takie rozwiązanie, segregatory warto umieścić w specjalnie przystosowanych do tego pudłach zbiorczych, mieszczących wewnątrz np. 6 standardowych segregatorów. Wybór rozwiązania zależy więc od indywidualnych potrzeb firmy oraz charakteru dokumentów, które podlegają archiwizacji.

Bardzo istotną kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji, które zapewniają pudła. Jeżeli dokumenty mają spoczywać w archiwum przez określony z góry czas np. pięciu lat, wystarczy zastosować zwykłe pudła z tektury falistej, które ochronią papier przed uszkodzeniem. Jeżeli jednak przewidujemy archiwizowanie dokumentacji przez wiele lat warto zabezpieczyć papier również przed erozją, aby bo kilkunastu latach dokumenty nie pożółkły co wpłynie nie tylko na ich estetykę, ale również czytelność. W tym przypadku warto skorzystać z boxów, podobnie jak teczek wyprodukowanych z tektury bezkwasowej.

Pudła archiwizacyjne z tektury falistej

Tektura falista dzięki swojej strukturze doskonale sprawdza się do produkcji pudeł, ponieważ zapewnia po pierwsze dostateczną sztywność, po drugie odpowiednią amortyzację i ochronę zawartości pudła, gdyby na przykład spadło ono z regału lub zostało niechcący upuszczone przez pracownika. W ten sposób wykonuje się między innymi pudła zbiorcze na segregatory, jak również pudła na teczki i pojedyncze dokumenty zamykane uchylnie.

Pudła archiwizacyjne z tektury bezkwasowej

Przeglądając starsze dokumenty, podobnie jak książki sprzed kilkunastu lub kilkudziesięciu lat często zwracam uwagę na ich pożółkłą barwę i dość nieregularną strukturę. W przypadku książek ma to oczywiście swój urok, jednak jeśli tego typu degeneracji ulegają ważne dokumenty firmowe, postrzegamy je po prostu nieestetycznie.

Aby temu zapobiec warto zadbać o wysokogatunkowy papier jednak, to nie wszystko. Papier wykonany jest z celulozy, który w naturalny sposób ulega z czasem rozkładowi, zwłaszcza pod wpływem niekorzystnego działania kwasów, głównie związków zawartych w zanieczyszczonym powietrzu. Doskonałą ochronę przed tymi szkodliwymi czynnikami zapewniają pudła archiwizacyjne wykonane z tektury bezkwasowej. Są one produkowane z komponentów spełniających restrykcyjne kryteria, między innymi odczyn pH wyższy niż 7,5. Dzięki czemu pudła nie tylko nie przyczyniają się erozji papieru, ale również powstrzymują działanie obecnych w powietrzu związków chemicznych.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.