Archiwizacja dokumentów kadrowych wymaga odpowiedniego uporządkowania akt, ich zabezpieczenia oraz przestrzegania obowiązujących terminów przechowywania. Jak długo więc należy przechowywać dokumentację po zakończeniu zatrudnienia i w jaki sposób zapewnić jej bezpieczeństwo? Zobacz, jakie dokumenty podlegają archiwizacji, kiedy można je zniszczyć i za co odpowiada pracodawca.

Jakie dokumenty kadrowe należy archiwizować?

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracowników oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzoną oddzielnie dla każdej zatrudnionej osoby. Akta osobowe dzielą się na pięć części:

• Część A – dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym skierowania na badania i orzeczenia lekarskie.
• Część B – akta dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia pracownika, np. umowa o pracę i potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy.
• Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym kopia świadectwa pracy.
• Część D – dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej pracownika oraz innych odpowiedzialności określonych w przepisach.
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz badaniami na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi oddzielnie dokumentację obejmującą m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące zwolnień od pracy i urlopów oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Do pozostałej dokumentacji pracowniczej należy także karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży.

Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Czas przechowywania dokumentów kadrowych zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy:

• Przed 1 stycznia 1999 r. – zasadniczo 50 lat od ustania stosunku pracy.
• Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczo 50 lat; w przewidzianych przepisami przypadkach okres można skrócić do 10 lat po złożeniu oświadczenia ZUS OSW i przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportu informacyjnego ZUS RIA. Wtedy termin liczy się od końca roku złożenia raportu.
• Od 1 stycznia 2019 r. – co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dłuższy okres może wynikać z przepisów szczególnych lub postępowania, w którym dokumenty stanowią dowód. Przed brakowaniem trzeba więc sprawdzić sytuację pracownika.

Dokumentacja papierowa czy elektroniczna?

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może wybrać rozwiązanie dostosowane do sposobu organizacji pracy i zarządzania aktami. Należy jednak pamiętać, że samo zeskanowanie dokumentów papierowych nie oznacza możliwości zniszczenia oryginałów. Zmiana postaci dokumentacji na elektroniczną wymaga opatrzenia skanów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzającymi ich zgodność z dokumentami papierowymi.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy przechowywaniu akt?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przepisy prawa pracy i RODO wymagają również ochrony danych osobowych oraz ograniczenia dostępu do akt do osób upoważnionych.

Dokumentację papierową należy chronić przed wilgocią, pożarem i innymi zagrożeniami, przechowując ją w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach. W przypadku dokumentacji elektronicznej istotne są kontrola uprawnień, identyfikacja użytkowników i regularne tworzenie kopii zapasowych. Pracodawca musi także zapewnić możliwość odnalezienia akt i wydania ich kopii uprawnionej osobie.

Co zrobić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania?

Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca przekazuje pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz planowanym zniszczeniu w przypadku nieodebrania akt. Po upływie wymaganego okresu pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana, pracodawca co do zasady powinien zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu na odbiór. Do czasu zniszczenia akta nadal mogą zostać wydane uprawnionej osobie. Przed zniszczeniem akt należy jednak sprawdzić, czy nie zachodzą okoliczności wymagające ich dalszego przechowywania.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych – dlaczego jest ważna?

Właściwa archiwizacja dokumentów kadrowych pozwala odtworzyć przebieg zatrudnienia pracownika, potwierdzić wypłatę wynagrodzenia oraz sprawnie odnaleźć akta potrzebne podczas kontroli lub ustalania uprawnień pracowniczych. Ma to szczególne znaczenie w firmach, które przez wiele lat gromadzą dokumentację kadrowo-płacową dotyczącą obecnych i byłych pracowników.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także konsekwentnego stosowania przyjętych zasad. Odpowiednio prowadzona ewidencja i uporządkowany zasób usprawniają codzienną pracę z aktami, ograniczają ryzyko ich zagubienia i pozwalają zachować dostęp do potrzebnych informacji przez cały wymagany okres.