Jak archiwizować dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe należy przechowywać w odpowiedni sposób oraz chronić przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nieodpowiednie formy archiwizacji dokumentów księgowych wiążą się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli podczas kontroli skarbowej zostaną zauważone pewne uchybienia, a wiadomo przecież jak bardzo restrykcyjnie polscy urzędnicy potrafią podchodzić do wypełniania swoich obowiązków. Archiwizacja dokumentów księgowych może zostać zlecona specjalistom. Nasza firma zajmuje się tym od wielu lat, dzięki czemu wypracowaliśmy doskonałe standardy ku zadowoleniu naszych klientów. Oferujemy atrakcyjne ceny i najwyższy poziom bezpieczeństwa, spoczywających u nas dokumentów. Z punktu widzenia klienta stanowi to ogromną wygodę i gwarancję dopełnienia wszystkich obowiązków prawnych związanych z archiwizacją.

Jakie dokumenty księgowe należy obowiązkowo archiwizować?

Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych wiąże się z zachowaniem bardzo istotnych zasad i dobrych standardów. Przede wszystkim pod żadnym pozorem nie należy wyrzucać wszelkich dowodów transakcji, duplikatów i korekt. Jednym zdaniem – wszystkiego, co wiąże się z procedurą podatkową. Urząd Skarbowy może upomnieć się o nie w dowolnym momencie. Do dokumentów, jakie należy przechowywać należą między innymi księgi podatkowe, dowody księgowe, rejestry VAT, ewidencje, sprawozdania finansowe i dokumenty inwentaryzacyjne. Oczywiście przedsiębiorca nie zawsze zmuszony jest wykonywania tych czynności samodzielnie, bo często archiwizacją zajmuje się biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wygospodarowanie odpowiedniego miejsca, w którym dokumenty będą bezpieczne i niedostępne dla osób do tego nieupoważnionych. Jednak liczy się nie tylko powierzchnia, ale również odpowiednie opakowania, takie jak pudła i teczki, które nie tylko pomagają w sprawnym segregowaniu dokumentów, ale odpowiednio chronią je przed uszkodzeniem, erozją lub zagubieniem. Odpowiednia archiwizacja dokumentów księgowych pozwala na uniknięcie bałaganu i gwarantuje spokój w razie kontroli ze strony Urzędu Skarbowego.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dobra archiwizacja dokumentów księgowych ma również swój wymiar techniczny. Przestrzeganie dobrych praktyk w tym zakresie znacząco wpływa na stan dokumentacji. W przypadku konieczności prowadzenia archiwum przez wiele lat, przed zniszczeniem i przebarwieniem dokumentów, chronią specjalne pudła i teczki kwasoodporne. Zapewniają one odpowiednie środowisko dla ich zawartości. Służą przede wszystkim do długoterminowego przechowywania ważnej dokumentacji. Niestety zwykłe teczki i pudła nie zapewnią nam odpowiedniej trwałości dokumentów, nie wspominając o ich estetyce i czytelności po długoletnim spoczywaniu w archiwum. Opakowania kwasoodporne chronią zbiory przed niekorzystnym działaniem związków kwasowych, m.in. zawartych w powietrzu. Pudła i teczki archiwizacyjne muszą posiadać odczyn bezkwasowy (>7), a także spełniać kilka innych istotnych kryteriów, jeśli chodzi o materiały, z jakich zostały wykonane. Oczywiście nie jest to wymogiem prawnym, ale dobra praktyką, świadczącą o profesjonalizmie i pragmatyzmie właściciela archiwum. Dzięki nim archiwizacja dokumentów księgowych przebiega w sposób sprawny. W tym przypadku zbiór dobrych praktyk można postawić na równi z przestrzeganiem obowiązków wynikających z prawa skarbowego.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych

Każda osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentów księgowych powinna znaleźć swój wygodny i praktyczny sposób na ich przechowywanie, jednak należy przestrzegać kilku zasad. Przede wszystkim dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednim porządku chronologicznym, w podziale na miesiące, ewentualnie na projekty, których dotyczą. Od zakończenia roku obrotowego dokumentacja powinna być archiwizowana przez co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób oraz ich wynagrodzenia, przez okres aż 50 lat, gdyż były pracownik zawsze ma prawo ubiegać się o udostępnienie przez firmę dokumentów towarzyszących jego zatrudnieniu. Tak długie okresy, w których dokumenty muszą być przechowywane oznaczają, że prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych stanowi spore wyzwanie.

Ustawa o rachunkowości

O tym, jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów księgowych decyduje ustawa o rachunkowości. W myśl ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjętą przez nią politykę rachunkowości w języku polskim. Dotyczy ona sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych, zakładowego planu kont, opisu systemu przetwarzania danych. Ponadto: określenia roku obrotowego, metod wyceny aktywów i pasywów, ustalenia wyniku finansowego, systemu służącego ochronie zbiorów i danych.

Archiwizacja dokumentów księgowych w ramach outsourcingu

Archiwizacja dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującym prawem i dobrymi standardami bywa kłopotliwa. Niekiedy problem stanowi brak dostępnej przestrzeni. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w sposób uporządkowany, spoczywać w odpowiednich teczkach i pudłach, które stanowią należytą ochronę przed ich degradacją. Z biegiem lat archiwizacja dokumentów księgowych wymaga wygospodarowania na ten cel coraz większej powierzchni. Firmowe regały uginają się pod dokumentami. Deficyt przestrzeni wpływa na obniżenie standardu i może spowodować chaos. Przedsiębiorstwo bądź organizacja narażają się wówczas w przypadku kontroli na pokaźne kary. Zdarza się, że archiwizacja dokumentów księgowych nie jest prowadzona prawidłowo ze względu na brak dostatecznie przeszkolonych pracowników bądź niemożność stworzenia dodatkowego etapu. Na szczęście przedsiębiorstwa mają dobre wyjście z tej sytuacji – archiwizacja dokumentów księgowych może zostać zlecona w firmie zewnętrznej. Outsourcingu sprawia, że odpowiedzialność za ten proces biorą na siebie doświadczeni profesjonaliści.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów księgowych

Nasze wieloletnie doświadczenie w obsłudze dużych przedsiębiorstw i organizacji sprawia, że archiwizacja dokumentów księgowych nie ma przed nami tajemnic. Obsługujemy między innymi duże biura rachunkowe na terenie Warszawy i całego kraju. Archiwizacja dokumentów księgowych w naszym wykonaniu odbywa się przy zachowaniu najwyższych standardów i dobrych praktyk wypracowanych przez lata. Dokumenty są w pełni bezpieczne, a nasi partnerzy mają do nich swobodny dostęp, gdy tylko jest to konieczne. Prawidłowy sposób archiwizacji dokumentów księgowych sprawia, że również organy kontrolne w razie potrzeby, mogą bez zastrzeżeń wykonywać swoje obowiązki. Dokumentacja jest archiwizowana w sposób uporządkowany, przejrzysty i z troską o dobrą kondycję dokumentów w formie papierowej. Archiwizacja dokumentów księgowych zlecona specjalistom zewnętrznym, pozwala na odciążenie pracowników działu księgowości, którzy mogą dzięki temu skupić się na swoich kluczowych obowiązkach. Pośrednią korzyścią, jaką odnosi organizacja jest uzyskanie dodatkowej przestrzeni biurowej, którą można przeznaczyć na inny obszar działalności.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.