przechowywanie dokumentów

7 rodzajów dokumentów, które powinieneś przechowywać

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą musisz zdawać sobie sprawę, jak bardzo ważne jest przechowywanie dokumentów twojej firmy. Większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres pięciu lat począwszy od końca roku, w którym podatek został faktycznie zapłacony. Jednak przepis ten nie obowiązuje w przypadku całej firmowej dokumentacji. Dziś przedstawiamy siedem kategorii dokumentów, które jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany przechowywać.

1. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Listę zacznijmy od zagadnienia, które znacznie różni się od pozostałych. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej objęte jest bowiem aż pięćdziesięcioletnim obowiązkiem. Okres ten liczy się od chwili zakończenia stosunku pracy. Jakich konkretnie dokumentów dotyczy wspomniane prawo? Chodzi o karty wynagrodzeń, umowy cywilno-prawne, listy płac i akta osobowe. Do tego możemy dodać jeszcze dokumentację pomocniczą, jednak w jej przypadku obowiązek przechowywania trwa tylko 5 lat.

2. Księga przychodów i rozchodów

Pięcioletnim obowiązkiem przechowywania objęta jest oczywiście księga przychodów i rozchodów. Wydruk tego składającego się z 16 kolumn dokumentu musi zostać wykonany do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

3. Faktury

Przez okres pięciu lat należy przechowywać także faktury – wystawione i otrzymane. Dotyczy to również faktur bez VAT, które mogą wystawiać i podatnicy zwolnieni z tego podatku. W przypadku faktur, dokumenty mogą mieć formę elektroniczną i nie jest konieczne ich drukowanie, pod warunkiem, że są dobrze zabezpieczone. Nawet faktura otrzymana w formie papierowej może zostać zeskanowana i przechowywana w formie pliku.

4. Pozostałe dokumenty kosztowe

Otrzymane faktury nie są jedynymi kosztami ponoszonymi przez przedsiębiorców. Do kosztów zaliczają się także składki ZUS czy koszty związane z transportem, takie jak bilety czy opłaty za korzystanie z autostrady. Wszystkie dowody poniesionych kosztów również powinniśmy przechowywać przez 5 lat.

5. Kasa fiskalna

Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z kasy fiskalnej, również te dokumenty są objęte obowiązkiem przechowywania przez okres kolejnych pięciu lat. Co powinno znaleźć się w archiwum? Między innymi kopie wszystkich wystawionych paragonów. Poza tym dobowe i miesięczne raporty z kasy fiskalnej. Przedsiębiorca musi również przez cały okres korzystania z urządzenia posiadać jego książkę serwisową, podobnie jak w okresie 5 lat po zakończeniu korzystania z niego.

6. Ewidencja środków trwałych i wyposażenia

Każdy większy zakup dokonywany przez firmę trafia zależnie od jego wartości do ewidencji środków trwałych lub wyposażenia. Urządzenia, meble czy pojazdy używane przez firmę z wiekiem tracą na wartości, dlatego przedsiębiorcy dokonują odpisów amortyzacyjnych. Chociaż obowiązek przechowywanie ewidencji środków trwałych i ewidencji wyposażenia również wynosi 5 lat, jeśli dokonujesz odpisów amortyzacyjnych, lepiej trzymaj tę dokumentację dłużej. Jej brak może oznaczać problemy z oszacowaniem wartości sprzętu.

7. Dokumenty związane z VAT

Przedsiębiorcy będący płatnikami podatku VAT są zobowiązani do prowadzenia rejestrów zakupów i sprzedaży. W przypadku firm zwolnionych z VAT konieczne jest jedyne prowadzenie i przechowywanie rejestru sprzedaży.