Kategoria archiwalna BC odnosi się do dokumentacji niearchiwalnej o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która jest przechowywana maksymalnie przez rok. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, o ile dokumenty te nie posiadają trwałej wartości historycznej, prawnej ani dowodowej, mogą być przeznaczone do brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Ten sposób kwalifikowania dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania zasobami informacyjnymi w każdej jednostce organizacyjnej.
Kategoria archiwalna dokumentacji oznaczona symbolem BC dotyczy przede wszystkim bieżącej dokumentacji pomocniczej – jak notatki służbowe, wewnętrzna korespondencja czy robocze wersje dokumentów – które wykorzystywane są wyłącznie do celów operacyjnych w krótkim horyzoncie czasowym. Dokumenty te powstają często w momencie powstawania dokumentacji jako jej element wspierający, lecz nie posiadają waloru archiwalnego.

Rola kategorii archiwalnej BC w zarządzaniu dokumentacją

Włączenie odpowiednich kategorii archiwalnych do systemu zarządzania dokumentacją – w tym także kategorii BC – ma ogromne znaczenie dla instytucji, szczególnie w samorządowych jednostkach organizacyjnych. Umożliwia bieżące porządkowanie dokumentów, ich skuteczne oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji oraz eliminowanie w odpowiednim czasie.
Z punktu widzenia organizacyjnego, dokumenty kategorii BC nie wymagają długoterminowego przechowywania, co pozwala instytucjom skupić się na materiałach mających znaczenie historyczne lub administracyjne. Ich usuwanie po upływie obowiązującego okresu przechowywania eliminuje zbędne dane z systemu, ogranicza koszty przechowywania i zmniejsza ryzyko naruszenia zasad ochrony danych. Dzięki temu możliwe jest także efektywne działanie zgodne z wymaganiami przepisów rozporządzenia Ministra Kultury.

Proces kwalifikowania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Dokumenty zaliczane do kategorii BC są elementem tzw. dokumentacji niearchiwalnej, która nie stanowi materiałów archiwalnych. Ich kwalifikacja odbywa się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, a decyzję w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga odpowiedni pracownik archiwum zakładowego we współpracy z pracownikami merytorycznymi komórek organizacyjnych. W przypadku wątpliwości co do wartości dokumentu wydanie opinii następuje na podstawie ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez właściwe archiwum państwowe.
Po ostatecznym załatwieniu sprawy, a także upływie wymaganego okresu przechowywania wyznaczonego w JRWA, dokumenty mogą zostać objęte procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na podstawie przygotowanego spisu dokumentacji niearchiwalnej, który uwzględnia daty zakończenia sprawy, rodzaj dokumentów, sygnaturę archiwalną, numer sprawy oraz egzemplarzem spisu dokumentacji brakowanej zatwierdzonym przez właściwe archiwum państwowe.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera również informację o dokumentacji oznaczonej symbolami B, która nie ma charakteru archiwalnego. W przypadku stosowania wykazu akt, dokumentację można klasyfikować do BC z określonym datami rocznymi okresem przechowywania. Zasadą jest niszczenie dokumentacji po pełnych latach kalendarzowych, począwszy od roku następnego po zakończeniu sprawy.

Znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to podstawowe narzędzie wykorzystywane w kwalifikowaniu dokumentacji i przypisywaniu jej do właściwych kategorii archiwalnych. Dzięki JRWA możliwe jest uporządkowanie całego systemu obiegu dokumentów i przypisanie każdej sprawie ustalonego okresu przechowywania akt, uwzględniającego czasowe znaczenie praktyczne lub trwałe znaczenie historyczne.
JRWA umożliwia również zachowanie dokumentacji zbiorczej, przypisanie jej do jednostek inwentarzowych oraz ułatwia pracę w archiwum zakładowym lub archiwum wyodrębnionym, w którym prowadzona jest ewidencja. Dodaniem liczb arabskich oznacza się konkretne serie dokumentów w ramach jednej pozycji spisu jednostek.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Dokumentacja, która stanowi materiały archiwalne, oznaczana kategorią A, jest przekazywana do archiwów państwowych. Proces przekazywania materiałów archiwalnych odbywa się według procedur określonych w przepisach prawa archiwalnego, które uwzględniają m.in. trybu przekazywania materiałów archiwalnych, ocenę stanu fizycznego dokumentacji oraz ich przygotowanie do transportu. Archiwalia stają się częścią narodowego zasobu archiwalnego, przechowywaną w zasobie archiwalnym i archiwach państwowych.
Natomiast niszczenie dokumentacji niearchiwalnej możliwe jest wyłącznie po przeprowadzeniu formalnej procedury brakowania i często po pozytywnej decyzji wydanej przez właściwe archiwum państwowe. Tylko dokumentację posiadającą znaczenie trwałe można przechowywać bezterminowo – pozostała dokumentacja, jak np. dokumentacja techniczna, dokumentacja aktowa, dokumentacja geodezyjno kartograficzna czy dokumentacja wyłączona, oceniana jest każdorazowo pod względem oceny przydatności dokumentacji i może podlegać ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwistę.

Podsumowanie

Kategoria archiwalna BC pełni istotną funkcję w zarządzaniu dokumentacją – zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych. Dotyczy dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które mogą być przechowywane przez okresie przechowywania krótszym niż jeden rok. Po upływie tego czasu są brakowane, czyli formalnie usuwane z zasobu informacyjnego jednostki organizacyjnej wnioskującej, zazwyczaj na wniosek kierownika jednostki. Dzięki tej kategorii możliwe jest uporządkowanie zasobów, redukcja kosztów oraz zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji. Ujednolicenie procedur poprzez jednolitym rzeczowym wykazie oraz stosowanie zasad brakowania dokumentacji sprawia, że zarządzanie dokumentacją staje się sprawne, zgodne z prawem i bezpieczne dla organizacji.