Współczesne przedsiębiorstwa, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres czasu lub wieczyście. W jaki sposób profesjonalnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty piszemy na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl. W tym artykule skupimy się zaś na podziale dokumentów na archiwalne i niearchiwalne oraz rożnych ich kategoriach.

Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania swoich dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.

Odpowiedzi na postawione w tytule pytanie mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj dokumentów zamierzamy archiwizować, a jeśli pragniemy stworzyć takie archiwum w siedzibie własnej firmy, czy jest ona do tego prawidłowo przystosowana. Niektóre dokumenty musimy przechowywać i archiwizować przez wiele lat ze względu na wymogi prawne. Inne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie powinny trafić w niepowołane ręce. Nieodpowiednia archiwizacja dokumentów naraża firmę na dodatkowe koszty. Dowiedz się jak prawidłowo archiwizować dokumenty i poznaj więcej szczegółów na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl, by uniknąć potencjalnych problemów.

Mimo postępującej cyfryzacji, nie istnieją przedsiębiorstwa, które funkcjonowałyby wyłącznie w oparciu o informacje elektroniczne. Przede wszystkim dokumenty księgowe i urzędowe, wszelkie umowy z klientami, pracownikami i współpracownikami, poszczególne zamówienia i kontrakty, wymagają sporządzenia w formie papierowej, bowiem są ważne dzięki podpisom osób za nie odpowiedzialnych. Z tego względu nawet w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw przechowywanie dokumentów jest sporym wyzwaniem zwłaszcza, że rocznie „produkują” one po kilkadziesiąt pełnych segregatorów.

Obecność pudeł archiwizacyjnych stanowi praktycznie obowiązkowy element każdego większego archiwum dokumentów. Archivboxy produkowane są w taki sposób, aby zapewnić znajdującym się w ich wnętrzu dokumentom ochronę przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych lub uszkodzeniami. Poza tym stanowią ogromną wygodę, ponieważ swoimi rozmiarami są doskonale dopasowane do rozmiaru dokumentów i segregatorów, co przyczynia się do efektywnego wykorzystania przestrzeni.

W każdym przedsiębiorstwie kolejne lata stają pod znakiem rosnącej liczby dokumentów, które chociaż nie są używane w bieżącej działalności firmy, powinny być odpowiednio przechowywane ze względu na wymogi prawne, możliwość przeprowadzania audytu w przyszłości lub konieczność powołania się na dane z przeszłości.
W związku z tym wygodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów staje się sporym wyzwaniem. Z pomocą przychodzą tutaj na szczęście materiały do archiwizacji, takie jak klipsy archiwizacyjne, pudła, segregatory, koperty i teczki. 

Opakowania kwasoodporne dedykowane są dla branży archiwizacyjnej, zapewniając trwałość i odporność przechowywanego papieru na czynniki zewnętrzne. Nie mają one kwasowego odczynu, dzięki czemu stwarzają optymalne środowisko dla zawartości. Przeznaczone są specjalnie dla celów długoterminowego przechowywania dokumentów, gdzie zwykłe teczki, czy pudła nie wystarczą, jeżeli chcemy książki, fotografie czy ważne dokumenty zachować w dobrym stanie nawet przez kilkanaście lat.