Mimo postępującej cyfryzacji, nie istnieją przedsiębiorstwa, które funkcjonowałyby wyłącznie w oparciu o informacje elektroniczne. Przede wszystkim dokumenty księgowe i urzędowe, wszelkie umowy z klientami, pracownikami i współpracownikami, poszczególne zamówienia i kontrakty, wymagają sporządzenia w formie papierowej, bowiem są ważne dzięki podpisom osób za nie odpowiedzialnych. Z tego względu nawet w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw przechowywanie dokumentów jest sporym wyzwaniem zwłaszcza, że rocznie „produkują” one po kilkadziesiąt pełnych segregatorów.

Obecność pudeł archiwizacyjnych stanowi praktycznie obowiązkowy element każdego większego archiwum dokumentów. Archivboxy produkowane są w taki sposób, aby zapewnić znajdującym się w ich wnętrzu dokumentom ochronę przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych lub uszkodzeniami. Poza tym stanowią ogromną wygodę, ponieważ swoimi rozmiarami są doskonale dopasowane do rozmiaru dokumentów i segregatorów, co przyczynia się do efektywnego wykorzystania przestrzeni.

W każdym przedsiębiorstwie kolejne lata stają pod znakiem rosnącej liczby dokumentów, które chociaż nie są używane w bieżącej działalności firmy, powinny być odpowiednio przechowywane ze względu na wymogi prawne, możliwość przeprowadzania audytu w przyszłości lub konieczność powołania się na dane z przeszłości.
W związku z tym wygodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów staje się sporym wyzwaniem. Z pomocą przychodzą tutaj na szczęście materiały do archiwizacji, takie jak klipsy archiwizacyjne, pudła, segregatory, koperty i teczki. 

Opakowania kwasoodporne dedykowane są dla branży archiwizacyjnej, zapewniając trwałość i odporność przechowywanego papieru na czynniki zewnętrzne. Nie mają one kwasowego odczynu, dzięki czemu stwarzają optymalne środowisko dla zawartości. Przeznaczone są specjalnie dla celów długoterminowego przechowywania dokumentów, gdzie zwykłe teczki, czy pudła nie wystarczą, jeżeli chcemy książki, fotografie czy ważne dokumenty zachować w dobrym stanie nawet przez kilkanaście lat.

Dokumenty księgowe należy przechowywać w odpowiedni sposób oraz chronić przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nieodpowiednie formy archiwizacji dokumentów księgowych wiążą się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli podczas kontroli skarbowej zostaną zauważone pewne uchybienia, a wiadomo przecież jak bardzo restrykcyjnie polscy urzędnicy potrafią podchodzić do wypełniania swoich obowiązków.
Jakie dokumenty księgowe należy obowiązkowo archiwizować?

Zmiany w prawie archiwalnym. Z dniem 1 listopada 2015 r. weszła w życie ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zaczęły obowiązywać dwa rozporządzenia wykonawcze do znowelizowanej ustawy: w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny oraz w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Aktualne podstawy prawne znajdują się w zakładce BAZA WIEDZY – Podstawy prawne postępowania z dokumentacją