Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?

O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.

Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach obowiązek ustawowy. Dokumentacja dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Do tej pierwszej kategorii zaliczają się wszystkie dokumenty, które w świetle prawa należy przechowywać wieczyście. Pozostałe to takie, których obowiązek przechowywania upływa w określonym terminie. W prawidłowym i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomaga ich archiwizacja.

Współczesne przedsiębiorstwa, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres czasu lub wieczyście. W jaki sposób profesjonalnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty piszemy na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl. W tym artykule skupimy się zaś na podziale dokumentów na archiwalne i niearchiwalne oraz rożnych ich kategoriach.

Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania swoich dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.

Odpowiedzi na postawione w tytule pytanie mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj dokumentów zamierzamy archiwizować, a jeśli pragniemy stworzyć takie archiwum w siedzibie własnej firmy, czy jest ona do tego prawidłowo przystosowana. Niektóre dokumenty musimy przechowywać i archiwizować przez wiele lat ze względu na wymogi prawne. Inne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie powinny trafić w niepowołane ręce. Nieodpowiednia archiwizacja dokumentów naraża firmę na dodatkowe koszty. Dowiedz się jak prawidłowo archiwizować dokumenty i poznaj więcej szczegółów na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl, by uniknąć potencjalnych problemów.