Dokumenty księgowe należy przechowywać w odpowiedni sposób oraz chronić przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nieodpowiednie formy archiwizacji dokumentów księgowych wiążą się z poważnymi konsekwencjami, jeżeli podczas kontroli skarbowej zostaną zauważone pewne uchybienia, a wiadomo przecież jak bardzo restrykcyjnie polscy urzędnicy potrafią podchodzić do wypełniania swoich obowiązków.
Jakie dokumenty księgowe należy obowiązkowo archiwizować?

Przede wszystkim pod żadnym pozorem nie należy wyrzucać wszelkich dowodów transakcji, duplikatów i korekt. Jednym zdaniem – wszystkiego, co wiąże się z procedurą podatkową. Do dokumentów, jakie należy przechowywać należą między innymi księgi podatkowe, dowody księgowe, rejestry VAT, ewidencje, sprawozdania finansowe i dokumenty inwentaryzacyjne. Oczywiście przedsiębiorca nie zawsze zmuszony jest wykonywania tych czynności samodzielnie, bo często archiwizacją zajmuje się biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość firmy. Prawidłowa archiwizacja oznacza również wygospodarowanie odpowiedniego miejsca, w którym dokumenty będą bezpieczne i niedostępne dla osób do tego nieupoważnionych. Jednak liczy się nie tylko powierzchnia, ale również odpowiednie opakowania, takie jak pudła i teczki, które nie tylko pomagają w sprawnym segregowaniu dokumentów, ale odpowiednio chronią je przed uszkodzeniem, erozją lub zagubieniem.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?
W przypadku konieczności prowadzenia archiwum przez wiele lat, przed zniszczeniem i przebarwieniem dokumentów, chronią specjalne pudła i teczki kwasoodporne. Zapewniają one odpowiednie środowisko dla ich zawartości. Służą przede wszystkim do długoterminowego przechowywania ważnej dokumentacji. Niestety zwykłe teczki i pudła nie zapewnią nam odpowiedniej trwałości dokumentów, nie wspominając o ich estetyce i czytelności po długoletnim spoczywaniu w archiwum. Opakowania kwasoodporne chronią zbiory przed niekorzystnym działaniem związków kwasowych, m.in. zawartych w powietrzu. Pudła i teczki archiwizacyjne muszą posiadać odczyn bezkwasowy (>7), a także spełniać kilka innych istotnych kryteriów, jeśli chodzi o materiały, z jakich zostały wykonane. Oczywiście nie jest to wymogiem prawnym, ale dobra praktyką, świadczącą o profesjonalizmie i pragmatyzmie właściciela archiwum.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych
Każda osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentów księgowych powinna znaleźć swój wygodny i praktyczny sposób na ich przechowywanie, jednak należy przestrzegać kilku zasad. Przede wszystkim dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednim porządku chronologicznym, w podziale na miesiące, ewentualnie na projekty, których dotyczą. Od zakończenia roku obrotowego dokumentacja powinna być archiwizowana przez co najmniej 5 lat. Natomiast dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób oraz ich wynagrodzenia, przez okres aż 50 lat, gdyż były pracownik zawsze ma prawo ubiegać się o udostępnienie przez firmę dokumentów towarzyszących jego zatrudnieniu.

Ustawa o rachunkowości
W myśl ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjętą przez nią politykę rachunkowości w języku polskim. Dotyczy ona sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych, zakładowego planu kont, opisu systemu przetwarzania danych. Ponadto: określenia roku obrotowego, metod wyceny aktywów i pasywów, ustalenia wyniku finansowego, systemu służącego ochronie zbiorów i danych.

Zmiany w prawie archiwalnym. Z dniem 1 listopada 2015 r. weszła w życie ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zaczęły obowiązywać dwa rozporządzenia wykonawcze do znowelizowanej ustawy: w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny oraz w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Aktualne podstawy prawne znajdują się w zakładce BAZA WIEDZY – Podstawy prawne postępowania z dokumentacją

Prezentujemy Państwu ku przestrodze zdjęcie dokumentacji, która była zalana. Na dokumentach pojawiła się pleśń oraz wyrósł grzyb o wysokości około 20 centymetrów!!!

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych na swojej stronie internetowej umieściła informację na temat postępowania z zalanymi archiwaliami i wyborze metod ich suszenia.

https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zabezpieczanie-zbiorów/zapobieganie-skutkom-katastrof-i-ratowanie-archiwaliów