Kategoria archiwalna BC odnosi się do dokumentacji niearchiwalnej o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która jest przechowywana maksymalnie przez rok. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, o ile dokumenty te nie posiadają trwałej wartości historycznej, prawnej ani dowodowej, mogą być przeznaczone do brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Ten sposób kwalifikowania dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania zasobami informacyjnymi w każdej jednostce organizacyjnej.
Kategoria archiwalna dokumentacji oznaczona symbolem BC dotyczy przede wszystkim bieżącej dokumentacji pomocniczej – jak notatki służbowe, wewnętrzna korespondencja czy robocze wersje dokumentów – które wykorzystywane są wyłącznie do celów operacyjnych w krótkim horyzoncie czasowym. Dokumenty te powstają często w momencie powstawania dokumentacji jako jej element wspierający, lecz nie posiadają waloru archiwalnego.

Rola kategorii archiwalnej BC w zarządzaniu dokumentacją

Włączenie odpowiednich kategorii archiwalnych do systemu zarządzania dokumentacją – w tym także kategorii BC – ma ogromne znaczenie dla instytucji, szczególnie w samorządowych jednostkach organizacyjnych. Umożliwia bieżące porządkowanie dokumentów, ich skuteczne oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji oraz eliminowanie w odpowiednim czasie.
Z punktu widzenia organizacyjnego, dokumenty kategorii BC nie wymagają długoterminowego przechowywania, co pozwala instytucjom skupić się na materiałach mających znaczenie historyczne lub administracyjne. Ich usuwanie po upływie obowiązującego okresu przechowywania eliminuje zbędne dane z systemu, ogranicza koszty przechowywania i zmniejsza ryzyko naruszenia zasad ochrony danych. Dzięki temu możliwe jest także efektywne działanie zgodne z wymaganiami przepisów rozporządzenia Ministra Kultury.

Proces kwalifikowania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Dokumenty zaliczane do kategorii BC są elementem tzw. dokumentacji niearchiwalnej, która nie stanowi materiałów archiwalnych. Ich kwalifikacja odbywa się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, a decyzję w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga odpowiedni pracownik archiwum zakładowego we współpracy z pracownikami merytorycznymi komórek organizacyjnych. W przypadku wątpliwości co do wartości dokumentu wydanie opinii następuje na podstawie ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez właściwe archiwum państwowe.
Po ostatecznym załatwieniu sprawy, a także upływie wymaganego okresu przechowywania wyznaczonego w JRWA, dokumenty mogą zostać objęte procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na podstawie przygotowanego spisu dokumentacji niearchiwalnej, który uwzględnia daty zakończenia sprawy, rodzaj dokumentów, sygnaturę archiwalną, numer sprawy oraz egzemplarzem spisu dokumentacji brakowanej zatwierdzonym przez właściwe archiwum państwowe.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera również informację o dokumentacji oznaczonej symbolami B, która nie ma charakteru archiwalnego. W przypadku stosowania wykazu akt, dokumentację można klasyfikować do BC z określonym datami rocznymi okresem przechowywania. Zasadą jest niszczenie dokumentacji po pełnych latach kalendarzowych, począwszy od roku następnego po zakończeniu sprawy.

Znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to podstawowe narzędzie wykorzystywane w kwalifikowaniu dokumentacji i przypisywaniu jej do właściwych kategorii archiwalnych. Dzięki JRWA możliwe jest uporządkowanie całego systemu obiegu dokumentów i przypisanie każdej sprawie ustalonego okresu przechowywania akt, uwzględniającego czasowe znaczenie praktyczne lub trwałe znaczenie historyczne.
JRWA umożliwia również zachowanie dokumentacji zbiorczej, przypisanie jej do jednostek inwentarzowych oraz ułatwia pracę w archiwum zakładowym lub archiwum wyodrębnionym, w którym prowadzona jest ewidencja. Dodaniem liczb arabskich oznacza się konkretne serie dokumentów w ramach jednej pozycji spisu jednostek.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Dokumentacja, która stanowi materiały archiwalne, oznaczana kategorią A, jest przekazywana do archiwów państwowych. Proces przekazywania materiałów archiwalnych odbywa się według procedur określonych w przepisach prawa archiwalnego, które uwzględniają m.in. trybu przekazywania materiałów archiwalnych, ocenę stanu fizycznego dokumentacji oraz ich przygotowanie do transportu. Archiwalia stają się częścią narodowego zasobu archiwalnego, przechowywaną w zasobie archiwalnym i archiwach państwowych.
Natomiast niszczenie dokumentacji niearchiwalnej możliwe jest wyłącznie po przeprowadzeniu formalnej procedury brakowania i często po pozytywnej decyzji wydanej przez właściwe archiwum państwowe. Tylko dokumentację posiadającą znaczenie trwałe można przechowywać bezterminowo – pozostała dokumentacja, jak np. dokumentacja techniczna, dokumentacja aktowa, dokumentacja geodezyjno kartograficzna czy dokumentacja wyłączona, oceniana jest każdorazowo pod względem oceny przydatności dokumentacji i może podlegać ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwistę.

Podsumowanie

Kategoria archiwalna BC pełni istotną funkcję w zarządzaniu dokumentacją – zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych. Dotyczy dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które mogą być przechowywane przez okresie przechowywania krótszym niż jeden rok. Po upływie tego czasu są brakowane, czyli formalnie usuwane z zasobu informacyjnego jednostki organizacyjnej wnioskującej, zazwyczaj na wniosek kierownika jednostki. Dzięki tej kategorii możliwe jest uporządkowanie zasobów, redukcja kosztów oraz zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji. Ujednolicenie procedur poprzez jednolitym rzeczowym wykazie oraz stosowanie zasad brakowania dokumentacji sprawia, że zarządzanie dokumentacją staje się sprawne, zgodne z prawem i bezpieczne dla organizacji.

Archiwizacja dokumentów kategorii B, choć często niedoceniana, odgrywa kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu wielu firm. Dotyczy materiałów o czasowej wartości praktycznej, które – choć nie są przechowywane wieczyście i nie zaliczają się do materiałów archiwalnych – mają istotne znaczenie prawne i organizacyjne. Zaliczają się one do dokumentacji niearchiwalnej, której odpowiednie zarządzanie pozwala uniknąć chaosu informacyjnego i wspiera prawidłowe funkcjonowanie organizacji.

Przykłady takich dokumentów to umowy najmu, dokumentacja techniczna, dokumenty finansowe czy raporty środowiskowe. Ich właściwe przechowywanie zapewnia firmom bezpieczeństwo, możliwość szybkiego dostępu do informacji oraz zgodność z obowiązującymi przepisami, co ma szczególne znaczenie w sytuacjach kontroli lub audytu. Po upływie okresu przechowywania konieczne jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czyli jej trwałe i bezpieczne usunięcie, co domyka cykl życia tego rodzaju dokumentów.

Kategorie archiwalne B5 i B10 – czym się różnią?

W ramach kategorii B wyróżnia się m.in. dokumenty oznaczone jako B5 i B10. Oznaczenie to odnosi się do czasu, przez jaki należy przechowywać dane dokumenty. Dokumenty kategorii B5 podlegają przechowywaniu przez okres pięciu lat, natomiast B10 przez dziesięć lat. Po upływie tego czasu podlegają one brakowaniu, czyli trwałemu zniszczeniu w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych i wymaganiami archiwalnymi. Proces ten musi być odpowiednio udokumentowany i przeprowadzony z zachowaniem zasad bezpieczeństwa – czy to wewnętrznie przez firmę, czy z udziałem certyfikowanej firmy zewnętrznej.

Podstawy prawne przechowywania dokumentów

Zasady archiwizacji dokumentów regulują w Polsce konkretne przepisy, przede wszystkim ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz instrukcja kancelaryjna, która precyzuje sposób tworzenia, klasyfikowania, przechowywania i brakowania dokumentów. Przestrzeganie tych regulacji jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także narzędziem porządkowania dokumentacji i minimalizowania ryzyka związanego z utratą danych. W praktyce oznacza to, że każda organizacja powinna posiadać uporządkowany system, który pozwoli kontrolować terminy przechowywania i ułatwi selekcję dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Tradycyjna czy elektroniczna archiwizacja – co wybrać?

W zależności od skali działalności i możliwości technicznych firmy mogą zdecydować się na tradycyjną lub elektroniczną formę archiwizacji. Metody papierowe, takie jak segregatory i teczki, są proste w użyciu i tanie, jednak zajmują dużo miejsca i wymagają systematyczności. W przypadku większej ilości dokumentów bardziej efektywne okazują się systemy elektroniczne, które pozwalają na szybkie wyszukiwanie danych, dostęp do dokumentów zdalnie, lepszą ochronę przed nieautoryzowanym dostępem oraz tworzenie automatycznych kopii zapasowych. Niezależnie od wybranej formy, kluczowe znaczenie ma sposób organizacji dokumentacji. Odpowiednie oznaczenie i pogrupowanie dokumentów ułatwia ich późniejsze odnalezienie oraz zapewnia porządek w archiwum.

Bezpieczeństwo dokumentów kategorii B

Dokumenty kategorii B mogą zawierać dane osobowe lub poufne informacje, dlatego konieczne jest ich właściwe zabezpieczenie. W przypadku archiwów papierowych należy zadbać o fizyczną ochronę, np. zamykane szafy czy sejfy, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. W przypadku systemów cyfrowych warto korzystać z mechanizmów szyfrowania danych, aktualizowanego oprogramowania zabezpieczającego, a także rozwiązań takich jak dwuetapowa weryfikacja dostępu. Kluczowym elementem ochrony danych jest również edukacja pracowników, którzy powinni znać zasady bezpieczeństwa informacji i procedury postępowania w przypadku incydentu.

Warto pamiętać, że każda dokumentacja, w tym dokumenty kategorii B, posiada przypisaną kategorię archiwalną dokumentacji, która określa sposób i czas jej przechowywania. W przypadku wątpliwości co do dalszego postępowania z danym dokumentem może on podlegać ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum zakładowe lub państwowe. Celem tej ekspertyzy jest ustalenie, czy dana dokumentacja ma jedynie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, czy może jednak powinna zostać zakwalifikowana jako materiał archiwalny o wartości historycznej. Ekspertyza archiwalna przeprowadzana w odpowiednim momencie pozwala uniknąć błędnej kwalifikacji dokumentów i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami archiwalnymi.

Brakowanie dokumentów po upływie terminu przechowywania

Właściwe zakończenie cyklu życia dokumentu to jego utylizacja. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, dokumenty kategorii B, czyli posiadające jedynie czasowe znaczenie praktyczne, powinny zostać zniszczone. Dotyczy to dokumentacji posiadającej przypisane odpowiednie kategorie archiwalne, w tym dokumenty zakwalifikowane do kategorii B5, B10, a także dokumenty kategorii BC, przechowywane w okresie przechowywania krótszym – wyłącznie na potrzeby bieżących działań jednostki organizacyjnej. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza się po jej kwalifikowaniu, zgodnie z wewnętrznymi procedurami lub w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

Część firm decyduje się na samodzielne niszczenie dokumentów, korzystając z odpowiednich niszczarek, które zapewniają właściwy poziom rozdrobnienia. Inne zlecają ten proces wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym, co bywa wygodniejsze i bezpieczniejsze, szczególnie przy dużej skali działalności. Niezależnie od przyjętej metody, proces powinien być dokładnie udokumentowany – sporządza się protokół brakowania – by zapewnić pełną kontrolę i zgodność z przepisami prawa, zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych.

Archiwizacja jako element profesjonalnego zarządzania

Archiwizacja dokumentów kategorii B – w tym B5 i B10 – to proces, który wymaga systematyczności, znajomości przepisów oraz odpowiedniego kwalifikowania dokumentacji do celów praktycznych. Choć dokumenty te nie trafiają do archiwum państwowego, jak materiały o trwałym znaczeniu historycznym, ich przechowywanie, zabezpieczanie oraz brakowanie muszą być prowadzone z taką samą starannością. Profesjonalne zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej nie tylko usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko utraty danych, ale również chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi. To nieodzowny element nowoczesnego i odpowiedzialnego podejścia do zarządzania informacją w każdej organizacji.

W tym artykule postanowiliśmy skupić się na dokumentach, które należą do kategorii A. Zasadniczo w kontekście dokumentów archiwalnych, są to zdecydowanie najważniejsze i najbardziej cenne materiały, które można znaleźć. Jak łatwo można się domyślić, istnieje wiele przepisów prawa, które określają wyraźnie, w jaki sposób należy archiwizować dokumenty kategorii A. W tym tekście przedstawiamy najważniejsze informacje związane z tematem przechowywania i archiwizacji dokumentacji tego typu.

 

Czym są dokumenty kategorii A?

Dokumenty kategorii A to materiały archiwalne, które mają trwałą wartość historyczną, prawną lub kulturową. Muszą być przechowywane wieczyście i podlegają ścisłym zasadom archiwizacji. Innymi słowy, kategoria A oznacza, że dany dokument ma wyjątkową wartość historyczną bądź administracyjną, dlatego też wymaga on stałego przechowywania w odpowiedni sposób. Do kategorii A dokumentów zaliczamy między innymi akta konstytucyjne, a także dokumenty:

• prawnicze o wyjątkowej ważności;
• historyczne (do nich możemy zaliczyć między innymi mapy historyczne itp.);
• administracyjne o fundamentalnym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi, które obowiązują w dany kraju);
• kulturowe (do tej kategorii można zaliczyć między innymi rękopisy rozmaitych dzieł sztuki etc. najlepszym przykładem takiego dokumentu kulturowego może być oryginał twórczości Mickiewicza);
• związane ze sztuką (obrazy, szkice etc.);
• naukowe i badawcze (najważniejsze prace naukowe, związane z wybitnymi umysłami);
• religijne (nie odnosi się do wprawdzie do Polski, aczkolwiek takim flagowym przykładem jest tutaj Biblia Gutenberga);

Patrząc na przykłady materiałów archiwalnych kategorii A, które zostały przestawione powyżej, trudno się dziwić, że należy przechowywać je i archiwizować zgodnie z przyjętymi normami. Utrata bądź zniszczenie takich dokumentów, to byłaby olbrzymia strata dla kultury, historii, religii oraz prawa. Podział dokumentacji archiwalnej jasno również określa jak długo należy przechowywać dokumenty danej kategorii.

Jak archiwizować materiały archiwalne kategorii A?

Jest to najważniejsze pytanie na które należy udzielić odpowiedzi w tym artykule. Archiwizacja dokumentów kategorii A, to kwestia relatywnie skomplikowana, która obwarowana jest szeregiem przepisów prawa. Jej bezpieczeństwo to absolutna podstawa. Archiwizacja dokumentów kategorii A, dzieli się na następujące etapy:

Krok 1. Przygotowanie dokumentów w danej jednostce organizacyjnej

• Segregacja – Oddziel dokumenty kategorii A od innych (np. kategorii B). Należy pamiętać o tym, że podział dokumentacji archiwalnej i nadanie właściwego układu dokumentom, to absolutna podstawa. Dokumenty należące do poszczególnych kategorii archiwalnych, nie mogą się ze sobą mieszać. Kwalifikacja archiwalna określa jakimi regulacjami prawnymi należy się kierować przy danych dokumentach, opisuje które z nich powinny trafić do składnicy akt oraz stwierdza czy możliwe jest niszczenie dokumentów w procesie brakowania;
• Porządkowanie – Ustal chronologię, układ tematyczny lub inny logiczny system. Przykładowo z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, a liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania.
• Numeracja – Każdy dokument otrzymuje unikalny numer, znak akt i sygnaturę archiwalną;
• Ewidencja – Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum.

Krok 2. Sposób przechowywania

• Odpowiednie opakowanie – Dokumenty przechowuje się w tekturowych teczkach bezkwasowych lub kartonowych pudłach archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Instrukcja kancelaryjna wyraźnie mówi, że dokumenty kategorii A powinny być przechowywane w warunkach, które zmniejszą ryzyko ich zniszczenia do minimum.
• Bezpieczne środowisko – Archiwum powinno być suche, chłodne i wentylowane (temperatura: 14–18°C, wilgotność: 40–60%). Kwestia ta wymaga szczególnej uwagi w zakresie działań każdej organizacji zajmującej się archiwizacją dokumentów kategorii A.
• Brak dostępu dla osób nieupoważnionych – Ochrona przed kradzieżą i zniszczeniem;

Krok 3. Przekazanie do archiwum państwowego

• Po 10 latach (lub innym okresie wskazanym w przepisach) dokumenty trafiają do państwowego archiwum;
• Wymaga to przygotowania spisu zdawczo-odbiorczego oraz ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione i uzyskania zgody archiwum państwowego. Kwalifikacja archiwalna obejmująca dokumenty takie jak akta osobowe, oryginały map, dokumenty o znaczeniu historycznym, księgi stanu cywilnego itd. powinna być przeprowadzana jedynie przez osoby uprawnione;

Krok 4. Digitalizacja (opcjonalna, ale zalecana)

• Dokumenty mogą być zeskanowane w wysokiej jakości i zapisane w formatach PDF/A lub TIFF. Przechowywanie w formie digitalizowanej dokumentacji archiwalnej i dokumentacji niearchiwalnej, to dobry pomysł, który znacznie zwiększa bezpieczeństwo dokumentów;

Digitalizacja ułatwia dostęp i chroni przed uszkodzeniem oryginałów. Digtalizacja obejmuje dokumenty kategorii BC jak i również dokumentacje kategorii A. Coraz częściej przeprowadzana jest w jednostkach państwowych i prywatnych.

Podstawa prawna określająca sposób postępowania z dokumentami kategorii A

W Polsce archiwizacja dokumentów kategorii A regulowana jest przez:

• Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173, z późn. zm.);
• Instrukcje kancelaryjne i przepisy archiwalne obowiązujące w danej instytucji. Każda jednostka czy instytucja przechowująca materiały archiwalne musi znać zarówno Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jak i konkretne instrukcje kancelaryjne w tej materii;

Kategorie dokumentacji niearchiwalnej a dokumentacja kategorii A – jakie są konkretne różnice?

Jeżeli chodzi o zakres dokumentacji niearchiwalnej jak i dokumentów kategorii A wiele osób zastanawia się nad tym jakie są konkretne różnice między poszczególnymi typami dokumentów. Zasadniczo, odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta.

Kategoria archiwalna A różni się i to w znaczący sposób od innych kategorii, gdyż zawiera dokumenty o największej wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej, które należy przechowywać przez cały czas. Są one niezwykle istotne, dlatego też należy dbać o to, żeby były one zawsze przechowywane w odpowiednich kategorii archiwalnych i w sposób zgodny z podanymi przepisami prawa.

Taka dokumentacja wymaga specjalnych środków ochrony i procedur przetwarzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. Jeżeli w danej jednostce organizacyjnej dojdzie do uszkodzenia bądź zniszczenia takich dokumentów, to konsekwencje są bardzo duże.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, które trzeba przechowywać przez długi czas lub nawet na stałe do celów praktycznych, to dobrym pomysłem będzie skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań w tym zakresie.

Kategoria A – ile lat przechowywania i brakowanie dokumentacji

O dziwo pytanie to pojawia się bardzo często. O ile brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, to temat który już przerabialiśmy, o tyle należy zwrócić uwagę na fakt, że podział dokumentacji archiwalnej został stworzony właśnie po to żeby wykazać, które dokumenty można brakować i po jakim czasie, a które nie.

Należy pamiętać o bardzo ważnej kwestii, czyli o tym, że dokumenty należące do kategorii archiwalnej A są uznawane za materiały o najwyższej wartości i znaczeniu. Wiąże się to zazwyczaj z wymogiem ich stałego przechowywania.

Dokumenty kategorii A cechują się ponadczasową wartością dlatego też ich brakowanie jest niemożliwe. W każdej jednostce organizacyjnej w której się znajdują powinny być traktowane z należytą dbałością o ich bezpieczeństwo.

Jak archiwizować dokumenty kategorii A – podsumowanie

Zasadniczo są to wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać w tym artykule związanym z tematem archiwizacji dokumentów kategorii A. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania w związku z omawianym tematem, to zapraszamy serdecznie do kontaktu z nami. Z przyjemnością udzielimy odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania.

Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Nawet małe przedsiębiorstwa na bieżąco generują sporo ważnych pism, które muszą być odpowiednio porządkowane, przechowywane, a także udostępniane uprawnionym osobom. Od odpowiedniej organizacji zależy codzienne funkcjonowanie oraz dobro instytucji. Wyjaśniamy, jak wygląda w praktyce zarządzanie dokumentacją!

Dokumentacja medyczna to kolejny typ dokumentów, które są niezwykle istotne pod kątem ich przechowywania, kopiowania, niszczenia itd. W Polsce okres przechowywania dokumentacji medycznej reguluje Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Mówiąc w skrócie:

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej to 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że istnieją wyjątki od tej reguły, a są to:

• Zgon na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia – dokumentacja przechowywana 30 lat.
• Zdjęcia RTG – przechowywane 10 lat.
• Skierowania i zlecenia – przechowywane 5 lat (jeśli świadczenie nie zostało zrealizowane – 2 lata).
• Dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia – przechowywana 22 lata.

Po upływie wyznaczonego okresu czasu, dokumentacja medyczna powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikacje pacjenta, którego dotyczyła. Tak najprościej i najbardziej zwięźle można opisać zasady związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej. Nie mniej jednak chcemy poświęcić temu tematowi więcej uwagi.

Przechowywanie dokumentacji medycznej pacjenta – treść ustawy

Należy odnieść się tutaj do art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 849 z późn. zm.). Jak mówi treść tej ustawy, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji medycznej przez okres 20 lat licząc ten moment od końca roku kalendarzowego w którym dokonano ostatniego wpisu do akt z wyjątkiem:

– dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
– dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu,
– zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wykonano
– skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie, w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie,
– dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Jest to niezwykle ważne w przypadku tak zwanej dokumentacji cyklicznej, z którą mamy do czynienia u pacjentów, którzy chorują przewlekle. W ich przypadku zniszczenie dokumentacji medycznej zasadniczo jest niemożliwe zważywszy na fakt, że wpisy do niej dokonywane są w regularnych interwałach. Oczywiście zniszczenie dokumentacji medycznej jest możliwe w przypadku zgonu pacjenta, jednak nawet wtedy organy przechowujące takie dokumenty muszą odczekać znaczny okres czasu, zanim będą mogły takowy dokument zniszczyć.

Zasady przechowywania dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci

Jest to kolejny, niezwykle istotny punkt, gdyż zasady przechowywania dokumentacji medycznej dzieci są inne niż w przypadku dorosłych. Podstawowa zasada jeżeli chodzi o dokumentacje medyczną dzieci jest bardzo prosta. Ogólnie rzecz ujmując, musi ona być przechowywana przez co najmniej 22 lata od końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończyło 2. rok życia.

Kilka przykładów:

• Dziecko urodzone w 2020 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2044 r.
• Dziecko urodzone w 2015 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2039 r.
• Dziecko urodzone w 2012 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2036 r.
• Dziecko urodzone w 2010 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2034 r.

Mając wszystkie omawiane kwestie na uwadze, można przejść do następnego punktu omawianej pracy.

Jak niszczyć dokumentację medyczną?

Jeżeli chodzi o jakąkolwiek dokumentację, to istotne dla nas jest nie tylko jej przechowywanie, ale również niszczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (art. 29 ust. 2) w momencie, kiedy upłynie ustawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do jej zniszczenia w sposób, który w 100 procentach uniemożliwia identyfikacje pacjenta, którego omawiana dokumentacja dotyczyła.

Należy jednak również zauważyć, że wyjątkiem są sytuacje, w których dana dokumentacja medyczna otrzymała kwalifikacje materiałów archiwalnych zgodnie z rozumieniem przepisów ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.). W tej sytuacji bowiem zanika podstawa do przetwarzania danych osobowych pacjenta przez podmiot, który udziela świadczeń zdrowotnych.

Należy jednocześnie pamiętać o tym, że dokumentacja medyczna, która jest przeznaczona do zniszczenia, powinna zostać najpierw wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie, która została upoważniona przez pacjenta do odebrania jego dokumentacji medycznej.

Dlaczego odpowiednie przechowywanie i niszczenie dokumentacji medycznej jest tak istotne?

Niepożądany wyciek danych osobowych to odpowiedź na zadane powyżej pytanie. Często jest to wynik błędu pracownika, niemniej jednak należy pamiętać o tym, że nawet najlepiej zabezpieczone dane osobowe mogą na skutek działań osób trzecich trafić w niepowołane ręce. Dlatego tak ważne jest to, żeby personel danej placówki był dokładnie przeszkolony w zakresie RODO. Powinien on także wiedzieć, jakie konsekwencje niesie nieautoryzowany dostęp do cudzych danych osobowych. Oczywiście odpowiednie przechowywanie dokumentacji medycznej oraz jej niszczenie po upływie ustawowego okresu znacznie zmniejsza ryzyko wycieku danych osobowych, co niewątpliwie należy mieć na uwadze.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – podsumowanie

Głównym celem omawianego artykułu było skupienie się na zasadach związanych z przechowywaniem i niszczeniem dokumentacji medycznej pacjenta. Dokumentacja medyczna to jeden z najważniejszych zbiorów informacji dotyczących każdego obywatela Rzeczypospolitej Polskiej. Dlatego też tak istotne jest to, żeby o nią w odpowiedni sposób zadbać. Z powyższego faktu wynika duża liczba ustaw, które szczegółowo regulują zarówno zasady postępowania z dokumentacją medyczną, jak i jej prawidłowego niszczenia. Każda placówka medyczna czy osoba odpowiedzialna za przechowywanie dokumentacji medycznej powinna znać wyżej opisane zasady. Zasadniczo są to wszystkie kwestie, które chcieliśmy przedstawić w temacie związanym z dokumentacją medyczną. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania, to zapraszamy serdecznie do kontaktu z nami.

Przeczytaj również o przechowywaniu dokumentów.

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Tworzenie dokumentacji jest stałym elementem działalności każdej firmy, instytucji, placówki czy organizacji. Często tworzą je również osoby prywatne, zwłaszcza te kolekcjonujące pamiątki rodowe. Zgromadzone zasoby o wysokiej wartości historycznej są przechowywane w celu ich udostępniania zainteresowanym osobom.