Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania dokumentów archiwalnych, wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Prawo archiwalne reguluje te kwestie szczegółowo, a jego znajomość jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją.

Dokumenty księgowe i podatkowe

Urząd Skarbowy to instytucja, która zwyczajowo nie wybacza podatnikom błędów, dlatego nawet po zakończeniu roku podatkowego i złożeniu zeznania firma jest zobowiązana do przechowywania swoich ksiąg podatkowych lub ewidencji przychodów przez okres wynikający ze stosownej ustawy. Zakończenie roku podatkowego nie oznacza, że firma nie może zostać poddana kontroli w przyszłości – aktualnie dokumentację księgową należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego. Szczegółowe zasady opisujemy w artykule o tym, jak długo przechowywać dokumenty firmowe i faktury.

Oprócz ksiąg podatkowych w tym samym czasie należy archiwizować rejestry VAT, faktury i związane z nimi dokumenty wewnętrzne, a także ewidencje środków trwałych, wyposażenia, kilometrówki i dokumenty inwentaryzacyjne. Jeśli chcesz poznać zasady i terminy przechowywania oraz archiwizacji dokumentów księgowych wraz z przykładami warto zapoznać się z tym zagadnieniem szczegółowo.Praktyczne wskazówki dotyczące organizacji takich akt, ich zabezpieczania i porządkowania znajdziesz również w poradniku Przechowywanie dokumentów księgowych — jak to robić?.  Zeznania roczne stanowią tu pewien wyjątek: zeznanie za rok 2017, złożone w roku 2018, należy archiwizować do końca roku 2023, a nie 2022 jak w przypadku pozostałych dokumentów odnoszących się do roku 2017. Szczegółowe zasady dotyczące przechowywania dokumentów PIT mogą się różnić w zależności od rodzaju zeznania.

Ewidencja terminów i kontrola okresu przechowywania dokumentów

W praktyce warto łączyć dokumenty w „pakiety spraw” i przechowywać je przez taki sam okres jak dokument główny, którego dotyczą (najczęściej faktura lub zapis w ewidencji), aby przez cały wymagany czas mieć kompletny materiał dowodowy. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów powiązanych z fakturą – potwierdzeń płatności, protokołów odbioru, zamówień czy korespondencji – ponieważ bez nich w razie weryfikacji trudno wykazać zasadność rozliczenia.

Pomocne jest prowadzenie spisu akt lub rejestru archiwum z informacją, do którego roku i jakiego okresu przechowywania przypisany jest dany komplet dokumentów – ksiąg podatkowych, deklaracji, dokumentów korygujących, ewidencji środków trwałych i dokumentów inwentaryzacyjnych. Warto wiedzieć, jak poprawnie przeprowadzić kwalifikację archiwalną poszczególnych akt, gdyż to ona decyduje o przypisaniu dokumentów do właściwej kategorii i okresu przechowywania. Dzięki temu łatwiej ustalić, do kiedy należy przechowywać poszczególne teczki oraz kiedy można je bezpiecznie usunąć.

Warto uwzględnić, że jeśli pojawią się korekty rozliczeń lub inne czynności ze strony urzędu, dokumenty mogą być potrzebne do wyjaśnień także pod koniec ustawowego okresu przechowywania. Dlatego praktycznym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji terminów według roczników i rodzaju dokumentów, która pozwala szybko ustalić, kiedy konkretne akta można bezpiecznie wycofać z archiwum. Więcej na temat zasad dotyczących archiwizacji dokumentów księgowych znajdziesz w naszej bazie wiedzy, a praktyczne wskazówki o tym, jak archiwizować dokumenty księgowe krok po kroku, opisujemy w osobnym artykule.

Kadry

Znacznie dłuższym okresem przechowywania odznaczają się dokumenty związane z kadrami – przede wszystkim dlatego, że w przyszłości stanowić będą podstawę do określenia wysokości świadczenia emerytalnego pracownika. Do takich dokumentów zaliczają się karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac oraz akta osobowe pracowników. Należy je przechowywać w sposób niezagrażający uszkodzeniu przez okres aż 50 lat od czasu ustania stosunku pracy. To, czy pracodawca naprawdę musi przechowywać dokumenty pracownicze przez 50 lat, wyjaśniamy szczegółowo w osobnym artykule – odpowiedź nie zawsze jest oczywista. Przy dokumentacji kadrowej warto rozważyć również skorzystanie z profesjonalnej usługi przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, która zdejmuje z pracodawcy obowiązek samodzielnego zarządzania tym archiwum.

Tak długi okres archiwizacji oznacza konieczność konsekwentnego zarządzania dokumentacją kadrową – nie tylko jej zabezpieczenia, ale też jasnego rozróżnienia, od kiedy liczy się termin przechowywania. Punktem odniesienia jest zwykle moment rozwiązania stosunku pracy, dlatego każdą teczkę warto przypisać do konkretnej daty zakończenia pracy. Dobrą praktyką jest prowadzenie ewidencji terminów dla akt pracowniczych oraz osobna kontrola terminów dla dokumentów płacowych – list płac i kart wynagrodzeń. Warto też wiedzieć, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe, ponieważ te dokumenty rządzą się nieco innymi terminami niż akta osobowe. Osobną kwestią jest przechowywanie dokumentacji medycznej pracowników, gdzie obowiązują odrębne przepisy. Nie można też zapominać o tym, jak długo można przechowywać dane osobowe – zwłaszcza po wejściu w życie RODO, które nałożyło dodatkowe ograniczenia czasowe na przetwarzanie danych byłych pracowników.

Dokumenty związane z ZUS

Osobną kategorię dokumentów firmowych stanowią dokumenty związane z ZUS – między innymi kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych. Aktualny okres przechowywania wynosi, podobnie jak w przypadku dokumentów księgowych, 5 lat. Przepis dotyczy jednak wyłącznie dokumentów ZUS składanych od początku 2012 roku. Dokumenty składane wcześniej muszą być przechowywane przez co najmniej 10 lat od daty ich przekazania.

Przy dokumentach ZUS kluczowe znaczenie ma nie tylko ich rodzaj, ale również data złożenia. Dobrym rozwiązaniem jest porządkowanie akt według lat i okresów rozliczeniowych oraz oznaczanie teczek informacją, do kiedy powinny pozostać w archiwum. Należy też pamiętać, że w razie kontroli liczy się kompletność dokumentacji – wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych warto przechowywać potwierdzenia przekazania oraz korespondencję z ZUS, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Kategorie archiwalne dokumentów firmowych

Zrozumienie terminów przechowywania jest ściśle powiązane ze znajomością kategorii archiwalnych. Dokumenty o statusie akt wieczystych podlegają trwałemu przechowywaniu i nigdy nie mogą zostać zniszczone. Z kolei dokumentacja niearchiwalna przechowywana jest jedynie przez określony czas, po którym podlega brakowaniu. Szczegółowe zasady opisujemy w artykułach o tym, jak archiwizować dokumenty kategorii A, jak archiwizować dokumenty kategorii B, a także czym charakteryzuje się kategoria archiwalna BC i jakie są zasady jej przechowywania.

Wyjątki i szczególne przypadki – kiedy przechowywać dokumenty dłużej

W praktyce warto pamiętać, że ustawowe terminy przechowywania dokumentów są okresami minimalnymi. W niektórych sytuacjach – kontroli podatkowej, sporu z kontrahentem czy postępowania sądowego – dokumenty mogą być potrzebne dłużej. Przed zniszczeniem akt po upływie terminu warto sprawdzić, czy nie są one nadal potrzebne do celów dowodowych i zabezpieczyć je do czasu ostatecznego zakończenia sprawy. Brak dokumentów w takich sytuacjach może zostać potraktowany jako przestępstwo skarbowe.

Dobrą praktyką jest odnotowanie takiej decyzji w ewidencji archiwum i wskazanie konkretnego powodu oraz nowego terminu. Warto też śledzić zmiany w prawie archiwalnym, ponieważ terminy i zasady przechowywania dokumentów mogą ulegać nowelizacjom. Pełny przegląd regulacji, które obowiązują przedsiębiorców, znajdziesz w artykule o tym, jakie podstawy prawne obowiązują przy archiwizacji dokumentów.

Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie „Przez jaki czas powinniśmy przechowywać dokumenty firmowe?” zależy od rodzaju dokumentów i przepisów regulujących ich przechowywanie w obszarze księgowo-podatkowym, ZUS oraz kadr. Kluczowe jest przypisanie akt do właściwego punktu startowego oraz kontrolowanie, czy dokumenty nie muszą być przechowywane dłużej ze względu na kontrolę, spór lub postępowanie. Listę 7 rodzajów dokumentów, które powinieneś przechowywać, znajdziesz w naszej bazie wiedzy – to dobry punkt wyjścia do audytu własnego archiwum. Jeśli natomiast interesuje Cię kwestia jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu, odpowiedź znajdziesz w osobnym artykule.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Bezpieczne przechowywanie wyżej wymienionych kategorii dokumentów firmowych jest niezwykle ważne ze względu na możliwość kontroli lub konieczność wyjaśnienia nieścisłości z odpowiednimi urzędami. Zagubienie lub uszkodzenie dokumentów może okazać się bardzo kosztowne dla przedsiębiorstwa. Jeśli zarządzanie rosnącym archiwum staje się wyzwaniem, profesjonalny outsourcing przechowywania dokumentów pozwala zadbać o bezpieczeństwo i zgodność z prawem bez angażowania własnych zasobów.