Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.

Dokumenty księgowe i podatkowe

Urząd Skarbowy to instytucja, która zwyczajowo nie wybacza podatnikom błędów, dlatego nawet po zakończeniu roku podatkowego i złożeniu zeznania, firma jest zobowiązana do przechowywania swoich ksiąg podatkowych lub ewidencji przychodów przez okres wynikający ze stosownej ustawy, po którym następuje przedawnienie. Zakończenie roku podatkowego nie oznacza, że firma nie może w przyszłości zostać poddana kontroli, a obecnie swoje dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres pięciu lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego.

Oprócz wyżej wspomnianych dokumentów w tym samym czasie należy archiwizować dodatkowo rejestry vat, faktury i związane z nimi dokumenty wewnętrzne, a także ewidencje środków trwałych, wyposażenia, kilometrówki (czyli ewidencję przebiegu pojazdów) i dokumenty inwentaryzacyjne. Zeznania roczne stanowią tu pewien wyjątek, ponieważ chociaż dotyczą poprzedniego roku, składane są w kolejnym. Zatem przykładowo: zeznanie za rok 2017, złożone w roku 2018 należy archiwizować do końca roku 2023, a nie 2022 jak w przypadku pozostałych dokumentów odnoszących się roku 2017.

Ewidencja terminów i kontrola okresu przechowywania dokumentów

W praktyce warto łączyć dokumenty w „pakiety spraw” i przechowywać je przez taki sam okres jak dokument główny, którego dotyczą (najczęściej faktura lub zapis w ewidencji), aby przez cały wymagany czas mieć kompletny materiał dowodowy z punktu widzenia przechowywania dowodów na potrzeby kontroli. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów powiązanych z fakturą – potwierdzeń płatności, protokołów odbioru, zamówień czy korespondencji – ponieważ bez nich w razie weryfikacji trudno wykazać zasadność rozliczenia w obowiązującym terminie przechowywania dokumentów, szczególnie gdy upłynął termin płatności podatku. Pomocne jest również prowadzenie spisu akt lub rejestru archiwum z informacją, do którego roku i jakiego okresu przechowywania dokumentów przypisany jest dany komplet dokumentów, np. dokumentów księgowych, ksiąg podatkowych, deklaracji podatkowych, dokumentów korygujących, a także ewidencji środków trwałych i dokumentów inwentaryzacyjnych. Dzięki temu łatwiej ustalić, do kiedy należy przechowywać poszczególne teczki oraz kiedy można je bezpiecznie usunąć zgodnie z przepisami.

Warto uwzględnić, że jeśli pojawią się korekty rozliczeń lub inne czynności ze strony urzędu, dokumenty mogą być potrzebne do wyjaśnień także pod koniec ustawowego okresu przechowywania, zwłaszcza gdy sprawę prowadzi organ podatkowy i trzeba wykazać dowody księgowe związane z transakcjami, w tym także w obrębie pozostałych dowodów księgowych. Dlatego praktycznym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji terminów (np. według roczników i rodzaju dokumentów), która pozwala szybko ustalić, do kiedy konkretne akta należy przechowywać i kiedy można je bezpiecznie wycofać z archiwum, przy uwzględnieniu okresu wymaganego dostępu.

Skorzystaj z profesjonalnej archiwizacji dokumentów

Kadry

Znacznie dłuższym okresem przechowywania odznaczają się na mocy polskiego prawa dokumenty związane z kadrami – przede wszystkim dlatego, że w przyszłości stanowić one będą podstawę do określenia wysokości świadczenia emerytalnego pracownika. Do takich dokumentów zaliczają się karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac, czy akta osobowe pracowników. Należy je przechowywać w sposób niezagrażający uszkodzeniu przez okres aż 50 lat od czasu ustania stosunku pracy. Ze względu na tak długi czas obowiązku archiwizacji wspomnianych dokumentów przechowując je należy zadbać nie tylko w sposób uporządkowany, ale również w trosce o bezpieczeństwo. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl przedstawiamy między innymi materiały do archiwizacji, które pomagają przeciwdziałać degradacji dokumentów.

Warto przy tym podkreślić, że tak długi okres archiwizacji oznacza konieczność konsekwentnego zarządzania dokumentacją kadrową w czasie – nie tylko jej zabezpieczenia, ale też jasnego rozróżnienia, od kiedy liczy się termin przechowywania i których dokumentów dotyczy, w tym dokumentacji pracowniczej oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Punktem odniesienia jest zwykle moment, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, dlatego każdą teczkę warto przypisać do konkretnej daty dnia zakończenia pracy / dnia zakończenia, co ułatwia ustalenie końca okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dobrą praktyką jest prowadzenie ewidencji terminów dla akt pracowniczych, w tym dla przechowywania akt osobowych pracownika. Warto też osobno kontrolować terminy dla dokumentów płacowych, takich jak listy płac oraz karty wynagrodzeń (w tym karty wynagrodzeń pracowników), które pracodawca bywa zobowiązany przechowywać ze względu na przyszłe świadczenia i potwierdzenie zatrudnienia. Pozwala to kontrolować wymogi okresu przechowywania akt pracowniczych i szybko ustalić, które dokumenty muszą pozostać dostępne w archiwum w przypadku pracowników zatrudnionych, a które można po czasie uporządkować zgodnie z procedurą.

Dokumenty związane z ZUS

Osobną kategorię dokumentów firmowych stanowią dokumentu związane z ZUS. Należą do nich między innymi kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych. W ich przypadku aktualny okres przechowywania wynikający z prawodawstwa wynosi, podobnie jak w przypadku dokumentów księgowych 5 lat. Przepis dotyczy jednak wyłącznie dokumentów ZUS składanych od początku 2012 roku. Dokumenty składane wcześniej muszą być przechowywane przez firmę co najmniej 10 lat od daty ich przekazania.

Przy dokumentach ZUS kluczowe znaczenie ma nie tylko ich rodzaj, ale również data złożenia, ponieważ od niej zależy, czy obowiązuje 5-letni, czy 10-letni okres przechowywania, co jest ściśle powiązane z obowiązkami w systemie ubezpieczeń społecznych. Dobrym rozwiązaniem jest porządkowanie tych akt według lat i okresów rozliczeniowych oraz oznaczanie teczek informacją, do kiedy powinny pozostać w archiwum, zwłaszcza gdy dokumenty są związane z rozliczeniami danego płatnika. Należy też pamiętać, że w razie kontroli lub konieczności korekt liczy się kompletność dokumentacji, dlatego wraz z dokumentami takimi jak kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów zgłoszeniowych warto przechowywać potwierdzenia przekazania oraz korespondencję z ZUS, zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Tak uporządkowane archiwum ułatwia dotrzymanie wymaganych terminów przechowywania i ogranicza ryzyko problemów w przyszłości, np. gdy trzeba odtworzyć historię rozliczeń, w tym rozliczeń na rzecz funduszu ubezpieczeń społecznych lub ustalić, czy został złożony raport informacyjny.

Wyjątki i szczególne przypadki – kiedy przechowywać dokumenty dłużej

W praktyce warto pamiętać, że ustawowe terminy przechowywania dokumentów są okresami minimalnymi i w niektórych sytuacjach uzasadnione jest dłuższe archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, ponieważ okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i celu jego przechowywania. Czas ten może zostać wydłużony na potrzeby kontroli lub postępowania, szczególnie gdy sprawę prowadzi organ podatkowy. Dotyczy to sytuacji kontroli podatkowej lub ZUS, sporu z kontrahentem czy postępowania sądowego, gdy trzeba przedstawić dowody księgowe, dokumenty podatkowe oraz dokumenty korygujące, a także materiały wynikające z umów handlowych i dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przed zniszczeniem akt po upływie terminu warto więc sprawdzić, czy nie są one nadal potrzebne do celów dowodowych i zabezpieczyć je do czasu ostatecznego zakończenia sprawy, zwłaszcza gdy dokumenty dotyczą osób fizycznych lub zapisów w ksiąg rachunkowych. Brak dokumentów w takich sytuacjach może zostać potraktowany przestępstwo skarbowe. Warto również uwzględnić sytuacje, w których wymagania kontraktowe lub wewnętrzne procedury firmy przewidują dłuższe przechowywanie dokumentów, np. na potrzeby audytu, gdy w grę wchodzi dokumentacja związana z zatrudnieniem czy dokumentacja kadrowa. Dobrą praktyką jest odnotowanie takiej decyzji w ewidencji archiwum i wskazanie konkretnego powodu oraz nowego terminu, co ułatwia późniejsze zarządzanie dokumentacją.

Podsumowanie

Podsumowując, odpowiedź na pytanie „Przez jaki czas powinniśmy przechowywać dokumenty firmowe?” zależy od rodzaju dokumentów firmowych i przepisów, które regulują przechowywania dokumentów w obszarze księgowo-podatkowym, ZUS oraz kadr. Najczęściej spotykane obowiązki dotyczą dokumentacji podatkowej (np. pod kątem podatku dochodowego i rozliczeń z urzędem), dokumentów związanych z ZUS (dokumenty związane z rozliczeniami płatnika, w tym dokumenty zgłoszeniowe i imienne raporty miesięczne) oraz dokumentacji kadrowej i płacowej. Kluczowe jest przypisanie akt do właściwego punktu startowego (np. końca roku, dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, albo dnia zakończenia pracy) oraz kontrolowanie, czy dokumenty nie muszą być przechowywane dłużej ze względu na kontrolę, spór lub postępowanie.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów – archiwizacjadokumentow.com.pl

Bezpieczne przechowywanie wyżej wymienionych kategorii dokumentów firmowych jest niezwykle ważne ze względu na możliwość kontroli lub konieczność wyjaśnienia nieścisłości z odpowiednimi urzędami. Zagubienie lub uszkodzenie dokumentów może okazać się bardzo kosztowne dla przedsiębiorstwa. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl przekazujemy wszystkie niezbędne wskazówki związane z archiwizacją dokumentów firmowych, a także nasze usługi polegające na wspieraniu klientów z całego kraju w profesjonalnym, bezpiecznym i zgodnym z prawem prowadzeniu własnych archiwów.